Perusahaan rugi ratusan juta akibat ulah pegawainya yang membuat tagihan palsu ke perusahaannya sendiri. Mengapa ini bisa terjadi? Apakah benar perusahaan tidak tahu? Masa iya perusahaan tidak curiga melihat dokumen tagihan palsu ? Bagaimana mencegahnya? Apa cara mengetahuinya dengan cepat?
Anda barangkali pernah mendengar kasus perusahaan transportasi di Jawa Timur yang rugi ratusan juta akibat ulah pegawainya membuat tagihan palsu ke perusahaannya sendiri. Cerita singkatnya, pegawai ini memasukkan tagihan pembayaran biaya servis kendaraan, yang sebenarnya tidak pernah ada. Semua fiktif, aktivitas servis-nya fiktif, bengkel tempat servis juga bohongan, semua dikarang oleh si pegawai itu. Yang nyata adalah kerugian perusahaan, ratusan juta uang masuk ke rekening pegawai. Gilanya, setelah berlangsung sekian lama, baru ketahuan.
“Apakah Sering Terjadi?”
Peristiwa sejenis diatas bukan barang baru, hampir semua perusahaan pasti pernah mengalami, mulai dari skala kerugian ratusan ribu, jutaan, hingga miliaran, ratusan milyar atau lebih. Ini yang dikenal dengan istilah kejahatan orang dalam atau “internal fraud“.
Ketika perusahaan mengalami kerugian akibat internal fraud, tidak semua mau membicarakannya ke publik, alasannya macam-macam, mulai untuk menjaga reputasi perusahaan dimata konsumen dan mitra bisnis, menjaga nama baik pelaku (biasanya pelaku internal fraud adalah orang yang cukup lama bekerja di perusahaan, tidak jarang orang yang dipercaya oleh perusahaan), ataupun karena hal-hal lain yang kalau terungkap akan menyebabkan perusahaan rugi lebih besar. Singkat kata, menurut perusahaan, lebih baik diselesaikan secara internal, sesuai ‘hukum adat’ perusahaan.
Sebelum membahas mengapa internal fraud bisa terjadi dan apakah perusahaan memang tidak mengenali adanya dokumen tagihan palsu, kita akan mulai dari jenis-jenis internal fraud di perusahaan.
“Jenis-Jenis Internal Fraud”
Jenis internal fraud pada perusahaan ada banyak ragamnyanya, apalagi ketika digitalisasi merambah ke semua sudut proses bisnis. Dulu internal fraud dilakukan secara manual dengan manipulasi pada dokumen fisik sekarang beranjak ke dokumen digital. Perkembangan ini yang harus diwaspadai oleh perusahaan, karena jumlah kerugian semakin besar, sementara mengetahui adanya internal fraud semakin susah, terutama jika tidak ada alat bantu, seperti Document Management System (DMS).
Kali ini kita ambil tiga kategori internal fraud yang sering terjadi di semua perusahaan, baik perusahaan kecil sampai konglomerasi, dari perusahaan dengan administrasi manual sampai perusahaan yang mengimplementasikan sistem cloud, dari perusahaan bidang kuliner sampai bidang keuangan, dst.
Tiga jenis internal fraud ini kita ambil dalam kaitan dengan dokumen sebagai salah satu komponen utama terjadinya internal fraud, dan dengan analisa dokumen pun nantinya internal fraud ini akan ketahuan.
1. Kecurangan Pembayaran (Fraudulent Payments)
Internal fraud model ini terjadi ketika pelaku adalah orang dalam perusahaan (karyawan, manajer atau pimpinan) dan mengatur pembayaran dari perusahaan untuk dirinya sendiri atau pihak lain yang terhubung dengan dirinya. Berikut 2 contoh yang paling sering terjadi di perusahaan.
- Tagihan Palsu (Invoice Fraud)
Pelaku melakukan tagihan ke perusahaan atas barang/jasa yang tidak pernah diterima oleh perusahaan. Secara teknis pelaku membuat dokumen tagihan aspal (asli tapi palsu). Setelah itu pelaku mengajukan tagihan ke perusahaan. Dalam hal ini, pelaku bisa jadi adalah orang diluar perusahaan, sementara orang dalam perusahaan bertugas dalam memproses tagihan tersebut. Bisa juga yang mengajukan tagihan dan yang memproses tagihan adalah orang perusahaan itu sendiri.
- Pengeluaran Palsu (Expenses Fraud)
Pelaku memanipulasi isi dokumen nilai pengeluaran atas barang/jasa yang diterima oleh perusahaan. Termasuk didalamnya mark-up nilai reimbursement oleh pelaku. Jadi, misal untuk tagihan senilai X rupiah, diganti menjadi X+Y rupiah.
2. Penggelapan Keuangan (Embezzlement)
Internal fraud ini terjadi ketika orang dalam perusahaan (baik karyawan, manajer atau pimpinan) mengatur penggunaan dana perusahaan untuk keperluan diluar kepentingan perusahaan. Tentu saja pelaku akan melakukan kecurangan pada dokumen-dokumen terkait.
3. Pencurian Dokumen/Data (Document/Data Theft)
Ketika orang dalam perusahaan (karyawan atau manager atau pimpinan) bisa dengan mudah mengkases dokumen perusahaan tanpa ketahuan, potensi internal fraud terjadi. Dokumen yang diakses tanpa hak tersebut kemudian bisa dijual kepada pihak diluar perusahaan atau digunakan untuk mempermalukan perusahaan atau bisa juga digunakan untuk memeras (blackmail) kepada perusahaan.
” Cara Deteksi dan Mencegah Internal Fraud”
Internal fraud di perusahaan itu mempunyai ciri khas selalu terkait dengan dokumen. Mengapa? karena perusahaan adalah organisasi bisnis, dimana setiap aktivitas proses bisnis dan pergerakan uang selalu dituangkan dalam bentuk dokumen, apalagi proses bisnis yang menyangkut budget besar, sudah pasti dokumen yang terlibat semakian banyak.
Oleh karena itu, cara pertama dan utama mendeteksi adanya internal fraud adalah dengan melihat dokumen-dokumen yang menjadi dasar aktivitas transkasi bisnis. Masalahnya tidak semua perusahaan mempunyai sistem yang mudah, cepat dan aman untuk memeriksa dokumen-dokumen tersebut.
Internal fraud relatif susah dideteksi biasanya bukan karena kecanggihan pelaku, tetapi lebih karena perusahaan tidak memeriksa dokumen transaksi bisnis dengan teliti. Akses dokumen sangat susah dan lama, menghabiskan waktu kerja karyawan, bahkan sekedar untuk melihat data nomor rekening saja bisa berjam-jam, itu semua menjadikan SDM perusahaan malas untuk melihat dengan teliti dokumen-dokumen transaksi bisnis untuk mendeteksi adanya internal fraud.
Kuncinya adalah perusahaan harus mempunyai satu sistem pengelolaan dokumen, atau document management system yang mengelola dokumen-dokumen digital yang penting bagi perusahaan. Sistem tersebut akan memberikan akses yang mudah dan cepat untuk memeriksa dokumen-dokumen tagihan, termasuk yang mencurigakan.
“Cara Mengenal Dokumen Tagihan Palsu ke Perusahaan”
Detail cara untuk mengenali tanda-tanda dokumen yang digunakan untuk tindakan internal fraud bisa dibaca pada artikel ini.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih