Digital Cabinet™ adalah aplikasi DMS (Document Management System) untuk menyimpan file-file dokumen perusahaan secara terpusat, melakukan proses indexing (OCR) konten isi file dokumen secara otomatis, untuk kemudian memudahkan dalam pencarian (document searching). Jenis file dokumen yang dapat dikelola antara lain:
Klien kami menyebut Digital Cabinet™ seperti 'google untuk mencari dokumen di internal perusahaan', dan kami setuju, itu benar sekali.
Disaat pandemi seperti sekarang ini, Digital Cabinet™ sangat membantu perusahaan dalam melakukan WFH (Work from Home), yaitu dengan memudahkan akses atau pencarian file dokumen kantor secara cepat, aman dan termonitor.
Perlu penjelasan/demo aplikasi? Kami menyediakan layanan ZOOM setiap hari (Senin-Minggu), jam 08.00-20.00, Hubungi kami sekarang di
Akibat akses dokumen kantor yang terganggu, perusahaan mengalami kerugian, produktivitas turun, opportunity loss, hilang waktu, tenaga dan ujungnya kerugian finansial. Secara detail, apa saja kerugian dari sistem yang sekarang ada?
Mencari file dokumen di komputer atau arsip di lemari penyimpanan lama, susah, mengganggu kolega untuk membantu pencarian, dan harus meninggalkan meja kerja untuk sekedar mencocokkan atau melakukan verifikasi nama, angka, atau data. Jika pegawai tiba-tiba tidak masuk atau keluar kerja, file dokumen juga akan "menghilang". Apalagi disaat WFH (Work from Home), praktis cara akses dokumen manual pasti berhenti total. Jika menggunakan storage publik (GDrive dll), faktor keamanan data kantor menjadi taruhan.
Sudah sangat sering terjadi file dokumen hilang selamanya karena kerusakan harddisk komputer kerja, virus, malware, atau laptop hilang, termasuk tindakan sengaja untuk menghilangkan/mengubah konten file dokumen dari komputer kerja di kantor. Saat WFH (Work from Home), komputer pegawai di rumah relatif lebih rentan kena virus, malware dll., karena tidak jarang dipakai bersama atau untuk aktivitas online diluar pekerjaan.
Sementara dokumen cetak atau arsip di kantor bisa lenyap karena kelalaian saat menyimpan, atau faktor kesengajaan (apalagi saat WFH, kantor sering kosong), kebakaran dan bencana alam.
File dokumen adalah aset penting perusahaan atau institusi yang selalu terancam hilang tiba-tiba dan mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan atau institusi.
Terjadi peluang penyalahgunaan file dokumen oleh SDM yang tidak bertanggungjawab, misal meng-copy file dokumen untuk keperluan pribadi atau pihak diluar perusahaan, mengubah isi/konten dari file dokumen, menghapus/menghilangkan dengan sengaja file dokumen pada komputernya dsb. Tidak adanya fitur audit trail (log akses) pada komputer membuat tindakan seperti diatas sulit dibuktikan.
3 solusi Digital Cabinet™ untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola file dokumen kerja.
FULL TEXT SEARCH ENGINE
CENTRALIZED DOCUMENT REPOSITORY
ON-PREMISE DOCUMENT BACKUP
Di masa pandemi seperti sekarang ini, kemudahan akses file dokumen perusahaan secara cepat dan aman menjadi kunci dalam bekerja. Sekarang perusahaan menghadapi tantangan dengan cara bekerja yang berganti setiap waktu, seperti pergantian WFO atau WFH, meeting fisik atau virtual, interaksi langsung fisik atau via telepon dengan kolega kerja dsb.
Untuk bekerja dalam kondisi ini perusahaan memerlukan alat bantu akses file dokumen yang tepat, cepat dan aman. Beberapa perusahaan klien Digital Cabinet™ membagikan pengalaman keuntungan menggunakan fitur dan fasilitas Digital Cabinet™ yang detail seperti dibawah ini
Full Text Search (Auto OCR)
Sistem pencarian file dokumen (pdf, doc, xls, ppt, txt termasuk PDF hasil scanning arsip fisik) berdasarkan isi (konten) dalam dokumen tersebut. Tidak perlu entry data keyword. Proses pencarian file semakin akurat dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas kerja secara signifikan.
Folder Searching
Pencarian file dokumen berdasar nama folder file dokumen tersebut untuk memudahkan akses kelompok file dokumen tertentu. Setiap folder bisa diberi tambahan kata kunci (keyword) untuk lebih memudahkan dan menambah akurasi pencarian.
Multi Departments
User umum (karyawan) hanya bisa mencari dan akses dokumen dalam divisi atau department-nya saja. User khusus (manajemen) bisa diatur dapat mengakses lebih dari satu divisi atau akses semua dokumen perusahaan di dalam sistem. Opsi lain (customize) adalah saat ada keperluan khusus hak akses antar divisi bisa diberikan sementara untuk satu user.
Document Tools
User bisa melakukan Bookmark link dokumen yang sedang dikerjakan, tidak perlu search file setiap saat. Share Link Document: untuk mengirimkan pesan dan link dokumen ke email rekan kerja, Note: untuk menambahkan catatan pada dokumen tertentu yang bisa dicari (searchable). Sifat note, Private atau Public (user lain bisa akses note tersebut).
Support Multi Format File
Mendukung hampir semua format/jenis file mulai doc/x, xls/x, ppt/x, txt, rtf, pdf, pub, vsd, html, xml, mpp, mdb, cad, jpeg, gif, cdr, psd, mp3, mpeg, rar, zip, sampai file hasil scanning (PDF, JPF, TIFF) dll.
Support Multi Languages
Sistem bisa mengenali lebih dari 25 bahasa / jenis karakter huruf, seperti karakter huruf Indonesia, English, Mandarin, Korea, Japan, Thai, Vietnam, Russian, Hindi, Greek, Arab, dsb.
Renewal Notification
User bisa melakukan setting tanggal pengingat (reminder) aktivitas pada satu file dokumen, seperti tanggal perpanjangan kontrak dsb. Reminder ini otomatis masuk outlook calendar dan juga bisa dikirim ke email rekan kerja. Notifikasi akan muncul sebelum tanggal reminder tersebut.
Document Versioning
Sistem otomatis menyimpan semua file dokumen dengan nama sama dan memberi kode versi file dokumen tersebut. Pencarian otomatis diarahkan pada file dokumen terbaru, tetapi User tetap bisa mengakses file dokumen original bila ternyata ada kesalahan revisi atau melihat perubahan konten.
Document Security
File Document/Folder Lock: file atau folder bisa diberi password, Hide File/Folder: file atau folder dokumen bisa "ditutup" dan tidak terlihat oleh user lain. Opsi (customize) Watermark: memberi "cap" berupa logo perusahaan, identitas user dan waktu akses pada setiap dokumen yang dibaca.
Audit Trail (Log Access, Search, Download)
Secara otomatis sistem mencatat semua aktivitas User, mulai waktu login/logout, apa file dokumen yang dicari (search), file dokumen apa yang dibuka (open), file dokumen yang didownload, detail waktu aktivitas dst. Histori log akses akan tersimpan dan bisa diakses oleh manajemen.
Auto Backup Document Files
Secara otomatis setiap file atau folder baru akan dibackup ke server Digital Cabinet™ yang ada di kantor perusahaan, memastikan file dokumen aman dan bisa diakses setiap saat. Backup file dokumen berada dalam Sistem Operasi Linux yang relatif lebih aman dari virus komputer dan ransomware.
Custom Content Field Data Input
File dokumen yang konten-nya tidak bisa di-OCR otomatis oleh sistem seperti tulisan tangan bisa ditambahkan dengan menu entry keyword dengan field-field data yang bisa dibuat dan diatur sendiri oleh User sesuai jenis-jenis file dokumen.
Joan (Marketing Manager)
WA Call/Chat: 0815-7200-1299
EMAIL: **joan@digitalcabinet.co.id
ZOOM DEMO/PRESENTATION: SETIAP HARI (08.00 - 20.00 WIB) by Appointment
Digital Cabinet™ menyediakan pilihan model pembelian dan harga yang fleksibel sesuai kebutuhan perusahaan atau institusi publik. Ada 3 model pembelian, yaitu Leasing (Sewa Beli), Beli Putus, atau Sewa (Rent). Untuk informasi harga lebih lanjut, hubungi 0815-7200-1299 (chat/call).
Seiring dengan waktu, ketika pengalaman bertambah, kemampuan knowledge dan teknologi semakin dalam, Digital Cabinet™ terus membuka diri terhadap masukan dan permintaan dari klien yang semakin beragam. Hasilnya, tahun demi tahun inovasi fitur dan fasilitas
baru dari aplikasi selalu kami hadirkan untuk memastikan manfaat yang nyata bagi perusahaan atau institusi publik.
Filosofi Digital Cabinet™ adalah berusaha tetap Focus - Innovative - Adaptive - Persistent .
Web based Digital Document Management, Document Conversion, Classification, File Name based Searching, Document Access: Tools, Bookmark, Add Note to Document, Share Document Link, Access History, Custom Interface Epaper tech, Integration Digital and Physical Document Storage, Multi Department, Dashboard Management, Quick Preview, Reportingg, Upload Multi Files, Double Auto Backup. Account, User Management, Document Monitoring, Agent Appas, Auto Upload, Secure Virtual Data Room Access, Unique Watermark.
OCR Indexing Machine, Full Text Searching, Collaboration, Renewal Notification, Versioning, File/Folder Security, Access Audit Trail, Support Multi Type Files, Multi Languages, RFID on Document Monitoring.
Big Data, Employee Document Access Behavior Analytics, Internal Fraud Detection, Risk Assesment, Digital Signature, Secure Mobile based Document Access Tools .
SaaS (Software as a Service), Cloud based Application, Secure Remote Access, Remote Support.