DigitalCabinet™ adalah aplikasi (on-premise server) untuk menyimpan file-file dokumen penting perusahaan secara terpusat (centralize document repository) dan melakukan proses indexing (OCR) konten isi file dokumen secara otomatis.
Cepat, mudah dan aman untuk akses atau searching dokumen, baik saat kerja di kantor (WFO) atau di rumah (WFH).




HHHH
HHHH




"Googling untuk internal Perusahaan"

Digital Cabinet™ adalah aplikasi DMS (Document Management System) pada server di perusahaan (on-premise) untuk menyimpan file-file dokumen penting perusahaan secara terpusat (centralize document repository). Kemampuan utama Digital Cabinet™ diantaranya sbb.

  1. Melakukan proses indexing (OCR) isi konten file dokumen secara otomatis (tidak perlu entri data), bisa direct scanner to server.
  2. Mempercepat dan memudahkan dalam pencarian (searching) dan akses dokumen penting di internal perusahaan secara aman.
  3. Memudahkan dalam share link dokumen penting, reminder renewal dokumen, audit trail log, membantu mencegah atau mengetahui internal fraud di perusahaan (tagihan palsu, mark-up budget, pengaturan tender, manipulasi nilai reimbursement dll.).
Klien-klien kami menyebut Digital Cabinet™ seperti 'google untuk mencari dokumen di internal perusahaan'. Lebih dari itu, Digital Cabinet™ juga memiliki fitur manajemen dokumen elektronik legal (tanda tangan, e-stempel, e-meterei). Dokumen elektronik tidak lama lagi akan menjadi standar dokumen bisnis untuk perusahaan. Baca Insights Digital Cabinet™ untuk mengetahui pengalaman implementasi DMS.

Jenis file dokumen yang dapat dikelola dalam Digital Cabinet™ :

  • File-file PDF dokumen fisik hasil proses scanning/alih media. Contoh: Dokumen kontrak supplier, invoice, akta perusahaan, dll.
  • File Office document seperti PDF, DOC, XLS, PPT, TXT, JPG dll. Contoh: Master kontrak pembelian, master template kerjasama dsb.
  • File-file PDF dengan tanda tangan elektronik, stempel elektronik (e-seal) dan juga meterai digital (e-meterei).
  • File-file multimedia (foto, video, audio).
  • File-file digital format lain-lainnya.
Untuk mendapatkan informasi lengkap atau pricelist silakan hubungi kami hari ini. Bila Anda menginginkan presentasi langsung dan mendapat akses demo aplikasi Digital Cabinet™, kami menyediakan waktu untuk berdiskusi dengan Anda via ZOOM setiap hari (Senin-Minggu), jam 08.00-20.00. Silakan hubungi kami sekarang di

Chat/Call: 0895-6060-9-9696

Mengapa DIGITALCABINET™ dibutuhkan oleh perusahaan ?

Akibat akses dokumen kantor yang terganggu, perusahaan mengalami kerugian, produktivitas turun, opportunity loss, hilang waktu, tenaga dan ujungnya kerugian finansial. Secara detail, apa saja kerugian dari sistem yang sekarang ada?

  • 01 Pemborosan Waktu Kerja untuk Mencari File Dokumen.

    Mencari file dokumen di komputer atau arsip di lemari penyimpanan lama, susah, mengganggu kolega untuk membantu pencarian, dan harus meninggalkan meja kerja untuk sekedar mencocokkan atau melakukan verifikasi nama, angka, atau data. Jika pegawai tiba-tiba tidak masuk atau keluar kerja, file dokumen juga akan "menghilang". Apalagi disaat WFH (Work from Home), praktis cara akses dokumen manual pasti berhenti total. Jika menggunakan storage publik (GDrive dll), faktor keamanan data kantor menjadi taruhan.

  • Sudah sangat sering terjadi file dokumen hilang selamanya karena kerusakan harddisk komputer kerja, virus, malware, atau laptop hilang, termasuk tindakan sengaja untuk menghilangkan/mengubah konten file dokumen dari komputer kerja di kantor. Saat WFH (Work from Home), komputer pegawai di rumah relatif lebih rentan kena virus, malware dll., karena tidak jarang dipakai bersama atau untuk aktivitas online diluar pekerjaan. Sementara dokumen cetak atau arsip di kantor bisa lenyap karena kelalaian saat menyimpan, atau faktor kesengajaan (apalagi saat WFH, kantor sering kosong), kebakaran dan bencana alam.
    File dokumen adalah aset penting perusahaan atau institusi yang selalu terancam hilang tiba-tiba dan mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan atau institusi.

  • Terjadi peluang penyalahgunaan file dokumen oleh SDM internal yang tidak bertanggungjawab, seperti mengirimkan tagihan palsu, mark-up anggaran, persekongkolan tender dengan supplier, meng-copy file dokumen untuk keperluan pribadi atau pihak diluar perusahaan, mengubah isi/konten dari file dokumen, menghapus/menghilangkan dengan sengaja file dokumen pada komputernya dsb. Kesulitan akses dokumen dengan cepat membuat tindakan yang sangat merugikan perusahaan ini baru ketahuan setelah sekian lama. Tidak adanya fitur audit trail (log akses) pada sistem pengelolaan dokumen model lama, membuat tindakan seperti diatas sulit dibuktikan atau dihentikan. Untuk mengetahui contoh-contoh kasus internal fraud di perusahaan, silakan klik Insights Digital Cabinet™

  • Sejak tahun 2018 pemerintah telah mensosialisasikan tanda tangan elektronik sebagai pengganti tanda tangan basah yang diakui secara legal oleh hukum di Indonesia dengan diterbitkannya regulasi-regulasi pendukung. Terlebih setelah pandemi, entitas bisnis di Indonesia mengadopsi tanda tangan elektronik, lengkap dengan e-seal (cap digital) dan e-meterei (meterei digital). Ke depan dokumen fisik relatif akan jauh berkurang digantikan dengan dokumen digital (file PDF dengan tangan tangan elektronik). Dengan sistem lama proses tanda tangan elektronik tidak mungkin dilakukan.

  • Jika masih menggunakan sistem penyimpanan dokumen fisik, perusahaan harus mengeluarkan biaya langsung untuk membayar sewa gudang arsip atau biaya sewa lantai yang digunakan sebagai gudang arsip. Biaya manajemen pengelola dokumen fisik, mulai dari biaya SDM, maintenance perangkat penyimpanan arsip, pengendalian hama kertas, sistem anti kebakaran atau anti banjir dan lain-lain.

 

Bagaimana DIGITAL CABINET™ Membantu Perusahaan?

3 solusi Digital Cabinet™ untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola file dokumen kerja.

  1. FULL TEXT SEARCH ENGINE
    Mencari file dokumen dengan kata kunci (keyword) apapun sesuai isi (content) dokumen tersebut. Lupakan proses upload file manual dan entri data yang menghabiskan waktu!. Hasilnya pencarian file dokumen akurat dan sangat cepat.

  2. CENTRALIZED DOCUMENT REPOSITORY
    File dokumen penting tersimpan dalam satu tempat terpusat. Memudahkan akses dokumen baik dari kantor maupun dari rumah (WFH), Meningkatkan aspek kolaborasi dengan kolega kerja, Menghindari ketergantungan pada individu, Menjadi sumber referensi (knowledge resource) dan tidak perlu memulai pekerjaan dari awal (start from scratch).

  3. ON-PREMISE DOCUMENT BACKUP
    Perusahaan mempunyai backup data file-file kerja di tempat saat komputer/laptop hilang, rusak atau data terhapus (sengaja atau tidak). Langsung bisa diakses dengan cepat. Backup file dokumen terpusat akan memudahkan dari sisi pengamanan data.

FITUR & FASILITAS APLIKASI DIGITAL CABINET™

Di masa pasca pandemi seperti sekarang ini, kemudahan akses file dokumen perusahaan secara cepat dan aman menjadi kunci dalam bekerja. Sekarang perusahaan menghadapi tantangan dengan cara bekerja yang berganti setiap waktu, seperti WFO atau WFH, meeting fisik atau virtual, dokumen fisik atau digital, atau mulai berkembangnya budaya kerja hybrid dll. Untuk bekerja dalam kondisi ini perusahaan memerlukan alat bantu akses file dokumen yang tepat, cepat dan aman. Berikut fitur & fasilitas DIGITAL CABINET™

  • Full Text Search (Auto OCR)

    Sistem pencarian file dokumen (pdf, doc, xls, ppt, txt termasuk PDF hasil scanning arsip fisik) berdasarkan isi (konten) dalam dokumen tersebut. Tidak perlu entry data keyword. Proses pencarian file semakin akurat dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas kerja secara signifikan.

  • Pencarian file dokumen berdasar nama folder file dokumen tersebut untuk memudahkan akses kelompok file dokumen tertentu. Setiap folder bisa diberi tambahan kata kunci (keyword) untuk lebih memudahkan dan menambah akurasi pencarian.

  • Multi Departments

    User umum (karyawan) hanya bisa mencari dan akses dokumen dalam divisi atau department-nya saja. User khusus (manajemen) bisa diatur dapat mengakses lebih dari satu divisi atau akses semua dokumen perusahaan di dalam sistem. Opsi lain (customize) adalah saat ada keperluan khusus hak akses antar divisi bisa diberikan sementara untuk satu user.

  • User bisa melakukan Bookmark link dokumen yang sedang dikerjakan, tidak perlu search file setiap saat. Share Link Document: untuk mengirimkan pesan dan link dokumen ke email rekan kerja, Note: untuk menambahkan catatan pada dokumen tertentu yang bisa dicari (searchable). Sifat note, Private atau Public (user lain bisa akses note tersebut).

  • Support Multi Format File

    Mendukung hampir semua format/jenis file mulai doc/x, xls/x, ppt/x, txt, rtf, pdf, pub, vsd, html, xml, mpp, mdb, cad, jpeg, gif, cdr, psd, mp3, mpeg, rar, zip, sampai file hasil scanning (PDF, JPF, TIFF) dll.

  • Sistem bisa mengenali lebih dari 25 bahasa / jenis karakter huruf, seperti karakter huruf Indonesia, English, Mandarin, Korea, Japan, Thai, Vietnam, Russian, Hindi, Greek, Arab, dsb.

  • Renewal Notification

    User bisa melakukan setting tanggal pengingat (reminder) aktivitas pada satu file dokumen, seperti tanggal perpanjangan kontrak dsb. Reminder ini otomatis masuk outlook calendar dan juga bisa dikirim ke email rekan kerja. Notifikasi akan muncul sebelum tanggal reminder tersebut.

  • Sistem otomatis menyimpan semua file dokumen dengan nama sama dan memberi kode versi file dokumen tersebut. Pencarian otomatis diarahkan pada file dokumen terbaru, tetapi User tetap bisa mengakses file dokumen original bila ternyata ada kesalahan revisi atau melihat perubahan konten.

  • Document Security

    File Document/Folder Lock: file atau folder bisa diberi password, Hide File/Folder: file atau folder dokumen bisa "ditutup" dan tidak terlihat oleh user lain. Opsi (customize) Watermark: memberi "cap" berupa logo perusahaan, identitas user dan waktu akses pada setiap dokumen yang dibaca.

  • Secara otomatis sistem mencatat semua aktivitas User, mulai waktu login/logout, apa file dokumen yang dicari (search), file dokumen apa yang dibuka (open), file dokumen yang didownload, detail waktu aktivitas dst. Histori log akses akan tersimpan dan bisa diakses oleh manajemen.

  • Auto Backup Document Files

    Secara otomatis setiap file atau folder baru akan dibackup ke server Digital Cabinet™ yang ada di kantor perusahaan, memastikan file dokumen aman dan bisa diakses setiap saat. Backup file dokumen berada dalam Sistem Operasi Linux yang relatif lebih aman dari virus komputer dan ransomware.

  • File dokumen yang konten-nya tidak bisa di-OCR otomatis oleh sistem seperti tulisan tangan bisa ditambahkan dengan menu entry keyword dengan field-field data yang bisa dibuat dan diatur sendiri oleh User sesuai jenis-jenis file dokumen.

HUBUNGI MARKETING DIGITAL CABINET™

 Joan (Marketing Manager)
 WA Call/Chat:   0895-6060-9-9696
 EMAIL:  **joan@digitalcabinet.co.id
 ZOOM DEMO/PRESENTATION:  SETIAP HARI (08.00 - 20.00 WIB) by Appointment

              

Harga dan Model Pembelian

Digital Cabinet™ tersedia dalam 3 versi mulai dari Small Office Version untuk satuan divisi di perusahaan, kantor cabang, kantor notaris, akuntan publik, lawyer dll., Business Version cocok untuk hampir semua perusahaan, sampai Corporate Version untuk kantor korporasi dengan multi divisi. Secara umum fitur dan fasilitas dari masing-masing versi tersebut relatif sama, yang membedakan adalah skalabilitas jumlah file dokumen yang dikelola, jumlah divisi, jumlah user, dan lingkup support aplikasi dsb. Untuk info daftar harga (pricelist) dan detail spesifikasi dari masing-masing versi tersebut hubungi  WA Call/Chat:   0895-6060-9-9696 atau  Email:  hjoan@digitalcabinet.co.idcom


Digital Cabinet™ menyediakan pilihan model pembelian yang fleksibel yaitu Beli Putus, Leasing (Sewa Beli) atau Sewa (Rent).

Tentang DIGITAL CABINET™

DigitalCabinet™ mulai membantu klien sejak tahun 2007, dengan mengembangkan (development) dan implementasi Aplikasi Document Management System atau sering disebut sebagai Aplikasi Arsip Digital. Selama lebih dari 15 tahun, DigitalCabinet™ tetap fokus pada bidang bisnis manajemen dokumen digital. Ini terbukti menjadi jaminan dan memberikan keyakinan bagi klien untuk memilih DigitalCabinet™, karena memastikan kapan pun mereka memerlukan support, kami selalu ada.
Seperti kita tahu, usia penggunaan dokumen atau arsip perusahaan bisa sangat panjang, tidak jarang lebih dari 10 tahun, sehingga memastikan bahwa pengembang aplikasi pengelolaan dokumen digital tetap ada dan tetap fokus pada bidangnya, menjadi syarat pertama bagi perusahaan ketika mencari Aplikasi Document Management System.

Seiring dengan waktu, ketika pengalaman bertambah, knowledge semakin luas dan kemampuan teknologi semakin dalam, DigitalCabinet™ tetap terus membuka diri terhadap masukan dan permintaan dari klien yang semakin beragam. Hasilnya, tahun demi tahun inovasi fitur dan fasilitas baru dari aplikasi selalu dihadirkan untuk memastikan manfaat yang nyata bagi perusahaan klien. Filosofi Digital Cabinet™ adalah berusaha tetap Focus - Innovative - Adaptive - Persistent .

2007

Milestone

Web based Digital Document Management, Document Conversion, Classification, File Name based Searching, Physical document storage management, Smart key in data automation etc.

2010

New features

Document Access Tools (Bookmark, Add Note to Document, Share Document Link to other user), Access History, Epaper, Integration Digital and Physical Document Storage, etc.

2013

New features

Multi Department, Dashboard Management, Quick Preview, Reporting, Upload Multi Files, Double Auto Backup, Secure Virtual Data Room Access, Unique Watermark on document, etc.

2015

New features

OCR Indexing Machine, Full Text Searching, Collaboration, Document Renewal Notification, Versioning, File/Folder Security, Audit Trail, Multi Type Files, Multi Languages, etc.

2018

New features

Data Analysis, Document Behavior Analytics, Internal Fraud Detection, Risk Assesment, Digital Signature, Secure Mobile based Document Access Tools, etc.

2020

New features

SaaS (Software as a Service), Cloud based Application, Install application on company VPS (Virtual Private Server) infrastructure, Secure Remote Access, Remote Support, etc.

2023

New features

Government Certified Document-Dokumen elektronik terserfikasi (tanda tangan elektronik, stempel elektronik, e-meterei), Direct scan to server (no computer needed), etc.