Digital Cabinet™ adalah aplikasi DMS (Document Management System) pada server di perusahaan (on-premise) untuk menyimpan file-file arsip digital (hasil scanning) dan file dokumen penting perusahaan (master dokumen) secara terpusat (centralize document repository). Kemampuan utama Digital Cabinet™ diantaranya sbb.
Jenis file dokumen yang dapat dikelola dalam Digital Cabinet™ :
Akibat akses file arsip digital atau file master dokumen penting perusahaan yang terganggu (lama, repot), perusahaan mengalami kerugian, produktivitas turun, opportunity loss, hilang waktu, tenaga dan ujungnya kerugian finansial. Secara detail, apa saja kerugian dari sistem yang sekarang ada?
Mencari file dokumen di komputer atau arsip di lemari penyimpanan lama, susah, mengganggu kolega untuk membantu pencarian, dan harus meninggalkan meja kerja untuk sekedar mencocokkan atau melakukan verifikasi nama, angka, atau data. Jika pegawai tiba-tiba tidak masuk atau keluar kerja, file dokumen juga akan "menghilang". Apalagi disaat WFH (Work from Home), praktis cara akses dokumen manual pasti berhenti total. Jika menggunakan storage publik (GDrive dll), faktor keamanan data kantor menjadi taruhan.
Sudah sangat sering terjadi file dokumen hilang selamanya karena kerusakan harddisk komputer kerja, virus, malware, atau laptop hilang, termasuk tindakan sengaja untuk menghilangkan/mengubah konten file dokumen dari komputer kerja di kantor. Saat WFH (Work from Home), komputer pegawai di rumah relatif lebih rentan kena virus, malware dll., karena tidak jarang dipakai bersama atau untuk aktivitas online diluar pekerjaan.
Sementara dokumen cetak atau arsip di kantor bisa lenyap karena kelalaian saat menyimpan, atau faktor kesengajaan (apalagi saat WFH, kantor sering kosong), kebakaran dan bencana alam.
File dokumen adalah aset penting perusahaan atau institusi yang selalu terancam hilang tiba-tiba dan mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan atau institusi.
Terjadi peluang penyalahgunaan file dokumen oleh SDM internal yang tidak bertanggungjawab, seperti mengirimkan tagihan palsu, mark-up anggaran, persekongkolan tender dengan supplier, meng-copy file dokumen untuk keperluan pribadi atau pihak diluar perusahaan, mengubah isi/konten dari file dokumen, menghapus/menghilangkan dengan sengaja file dokumen pada komputernya dsb. Kesulitan akses dokumen dengan cepat membuat tindakan yang sangat merugikan perusahaan ini baru ketahuan setelah sekian lama. Tidak adanya fitur audit trail (log akses) pada sistem pengelolaan dokumen model lama, membuat tindakan seperti diatas sulit dibuktikan atau dihentikan. Untuk mengetahui contoh-contoh kasus internal fraud di perusahaan, silakan klik Insights Digital Cabinet™
Sejak tahun 2018 pemerintah telah mensosialisasikan tanda tangan elektronik sebagai pengganti tanda tangan basah yang diakui secara legal oleh hukum di Indonesia dengan diterbitkannya regulasi-regulasi pendukung. Terlebih setelah pandemi, entitas bisnis di Indonesia mengadopsi tanda tangan elektronik, lengkap dengan e-seal (cap digital) dan e-meterei (meterei digital). Ke depan dokumen fisik relatif akan jauh berkurang digantikan dengan dokumen digital (file PDF dengan tangan tangan elektronik). Dengan sistem lama proses tanda tangan elektronik tidak mungkin dilakukan.
Jika masih menggunakan sistem penyimpanan dokumen fisik, perusahaan harus mengeluarkan biaya langsung untuk membayar sewa gudang arsip atau biaya sewa lantai yang digunakan sebagai gudang arsip. Biaya manajemen pengelola dokumen fisik, mulai dari biaya SDM, maintenance perangkat penyimpanan arsip, pengendalian hama kertas, sistem anti kebakaran atau anti banjir dan lain-lain.
3 solusi Digital Cabinet™ untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola file arsip digital dan file dokumen penting perusahaan.
FULL TEXT SEARCH ENGINE
CENTRALIZED DOCUMENT REPOSITORY
ON-PREMISE DOCUMENT BACKUP
Di masa pasca pandemi seperti sekarang ini, kemudahan akses file dokumen perusahaan secara cepat dan aman menjadi kunci dalam bekerja. Sekarang perusahaan menghadapi tantangan dengan cara bekerja yang berganti setiap waktu, seperti WFO atau WFH, meeting fisik atau virtual, dokumen fisik atau digital, atau mulai berkembangnya budaya kerja hybrid dll. Untuk bekerja dalam kondisi ini perusahaan memerlukan alat bantu akses file dokumen yang tepat, cepat dan aman. Berikut fitur & fasilitas DIGITAL CABINET™
Full Text Search (Auto OCR)
Sistem pencarian file-file arsip digital hasil scanning (pdf scan arsip fisik) dan file master dokumen penting (pdf, doc, xls, ppt, txt, dll.) berdasarkan isi (konten) dalam dokumen tersebut. Tidak perlu entry data kata kunci (keyword) atau keterangan file apapun. Proses pencarian file semakin akurat dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas kerja secara signifikan.
Folder Searching
Pencarian file dokumen berdasar nama folder file dokumen tersebut untuk memudahkan akses kelompok file dokumen tertentu. Setiap folder bisa diberi tambahan kata kunci (keyword) untuk lebih memudahkan dan menambah akurasi pencarian.
Multi Departments
User umum (karyawan) hanya bisa mencari dan akses dokumen dalam divisi atau department-nya saja. User khusus (manajemen) bisa diatur dapat mengakses lebih dari satu divisi atau akses semua dokumen perusahaan di dalam sistem. Opsi lain (customize) adalah saat ada keperluan khusus hak akses antar divisi bisa diberikan sementara untuk satu user.
Document Tools
User bisa melakukan Bookmark link dokumen yang sedang dikerjakan, tidak perlu search file setiap saat. Share Link Document: untuk mengirimkan pesan dan link dokumen ke email rekan kerja, Note: untuk menambahkan catatan pada dokumen tertentu yang bisa dicari (searchable). Sifat note, Private atau Public (user lain bisa akses note tersebut).
Support Multi Format File
Mendukung hampir semua format/jenis file mulai doc/x, xls/x, ppt/x, txt, rtf, pdf, pub, vsd, html, xml, mpp, mdb, cad, jpeg, gif, cdr, psd, mp3, mpeg, rar, zip, sampai file hasil scanning (PDF, JPF, TIFF) dll.
Support Multi Languages
Sistem bisa mengenali lebih dari 25 bahasa / jenis karakter huruf, seperti karakter huruf Indonesia, English, Mandarin, Korea, Japan, Thai, Vietnam, Russian, Hindi, Greek, Arab, dsb.
Renewal Notification
User bisa melakukan setting tanggal pengingat (reminder) aktivitas pada satu file dokumen, seperti tanggal perpanjangan kontrak dsb. Reminder ini otomatis masuk outlook calendar dan juga bisa dikirim ke email rekan kerja. Notifikasi akan muncul sebelum tanggal reminder tersebut.
Document Versioning
Sistem otomatis menyimpan semua file dokumen dengan nama sama dan memberi kode versi file dokumen tersebut. Pencarian otomatis diarahkan pada file dokumen terbaru, tetapi User tetap bisa mengakses file dokumen original bila ternyata ada kesalahan revisi atau melihat perubahan konten.
Document Security
File Document/Folder Lock: file atau folder bisa diberi password, Hide File/Folder: file atau folder dokumen bisa "ditutup" dan tidak terlihat oleh user lain. Opsi (customize) Watermark: memberi "cap" berupa logo perusahaan, identitas user dan waktu akses pada setiap dokumen yang dibaca.
Audit Trail (Log Access, Search, Download)
Secara otomatis sistem mencatat semua aktivitas User, mulai waktu login/logout, apa file dokumen yang dicari (search), file dokumen apa yang dibuka (open), file dokumen yang didownload, detail waktu aktivitas dst. Histori log akses akan tersimpan dan bisa diakses oleh manajemen.
Auto Backup Document Files
Secara otomatis setiap file atau folder baru akan dibackup ke server Digital Cabinet™ yang ada di kantor perusahaan, memastikan file dokumen aman dan bisa diakses setiap saat. Backup file dokumen berada dalam Sistem Operasi Linux yang relatif lebih aman dari virus komputer dan ransomware.
Custom Content Field Data Input
File dokumen yang konten-nya tidak bisa di-OCR otomatis oleh sistem seperti tulisan tangan bisa ditambahkan dengan menu entry keyword dengan field-field data yang bisa dibuat dan diatur sendiri oleh User sesuai jenis-jenis file dokumen.
Joan (Marketing Manager)
WA Call/Chat: 0895-6060-9-9696
EMAIL: **joan@digitalcabinet.co.id
ZOOM DEMO/PRESENTATION: SETIAP HARI (08.00 - 20.00 WIB) by Appointment
Digital Cabinet™ tersedia dalam 3 versi mulai dari Small Office Version untuk satuan divisi di perusahaan, kantor cabang, kantor notaris, akuntan publik, lawyer dll., Business Version cocok untuk hampir semua perusahaan, sampai Corporate Version untuk kantor korporasi dengan multi divisi. Secara umum fitur dan fasilitas dari masing-masing versi tersebut relatif sama, yang membedakan adalah skalabilitas jumlah file dokumen yang dikelola, jumlah divisi, jumlah user, dan lingkup support aplikasi dsb. Untuk info daftar harga (pricelist) dan detail spesifikasi dari masing-masing versi tersebut hubungi WA Call/Chat: 0895-6060-9-9696 atau Email: hjoan@digitalcabinet.co.idcom
Digital Cabinet™ menyediakan pilihan model pembelian yang fleksibel yaitu Beli Putus, Leasing (Sewa Beli) atau Sewa (Rent).
DigitalCabinet™ mulai membantu klien sejak tahun 2007, dengan mengembangkan (development) dan implementasi Aplikasi Document Management System atau sering disebut sebagai Aplikasi Arsip Digital. Selama lebih dari 15 tahun, DigitalCabinet™ tetap fokus pada bidang bisnis manajemen dokumen digital. Ini terbukti menjadi jaminan dan memberikan keyakinan bagi klien untuk memilih DigitalCabinet™, karena memastikan kapan pun mereka memerlukan support, kami selalu ada.
Seperti kita tahu, usia penggunaan dokumen atau arsip perusahaan bisa sangat panjang, tidak jarang lebih dari 10 tahun, sehingga memastikan bahwa pengembang aplikasi pengelolaan dokumen digital tetap ada dan tetap fokus pada bidangnya, menjadi syarat pertama bagi perusahaan ketika mencari Aplikasi Document Management System.
Seiring dengan waktu, ketika pengalaman bertambah, knowledge semakin luas dan kemampuan teknologi semakin dalam, DigitalCabinet™ tetap terus membuka diri terhadap masukan dan permintaan dari klien yang semakin beragam. Hasilnya, tahun demi tahun inovasi fitur dan fasilitas baru dari aplikasi selalu dihadirkan untuk memastikan manfaat yang nyata bagi perusahaan klien.
Filosofi Digital Cabinet™ adalah berusaha tetap Focus - Innovative - Adaptive - Persistent .
Web based Digital Document Management, Document Conversion, Classification, File Name based Searching, Physical document storage management, Smart key in data automation etc.
Document Access Tools (Bookmark, Add Note to Document, Share Document Link to other user), Access History, Epaper, Integration Digital and Physical Document Storage, etc.
Multi Department, Dashboard Management, Quick Preview, Reporting, Upload Multi Files, Double Auto Backup, Secure Virtual Data Room Access, Unique Watermark on document, etc.
OCR Indexing Machine, Full Text Searching, Collaboration, Document Renewal Notification, Versioning, File/Folder Security, Audit Trail, Multi Type Files, Multi Languages, etc.
Data Analysis, Document Behavior Analytics, Internal Fraud Detection, Risk Assesment, Digital Signature, Secure Mobile based Document Access Tools, etc.
SaaS (Software as a Service), Cloud based Application, Install application on company VPS (Virtual Private Server) infrastructure, Secure Remote Access, Remote Support, etc.
Government Certified Document-Dokumen elektronik terserfikasi (tanda tangan elektronik, stempel elektronik, e-meterei), Direct scan to server (no computer needed), etc.
