Lihat baik-baik setiap dokumen tagihan, bandingkan dengan dokumen tagihan sebelumnya yang Anda yakin asli. Pastikan kesamaan nomor rekening bank, kalimat yang digunakan, logo perusahaan. Perusahaan harus punya tools untuk pemeriksaan keaslian dokumen tagihan, salah satunya berupa sistem akses arsip digital yang cepat, mudah diakses dan aman. Contohnya DigitalCabinet™.
Apa Dokumen Tagihan Palsu itu?
Jumlah tagihan yang harus diproses oleh bagian keuangan perusahaan sangat banyak, sehingga ada kasus dimana transfer pembayaran masuk ke rekening pihak yang tidak bertanggung jawab. Pelaku melengkapi aktivitas kejahatannya dengan dokumen-dokumen tagihan yang asli tapi palsu (aspal). Tanpa sistem untuk memeriksa keaslian dokumen yang cepat, dokumen tagihan palsu bisa lolos, dan pada akhirnys merugikan perusahaan
Bagaimana Bisa Terjadi?
Pelaku mempunyai informasi atau paham bagaimana proses tagihan di perusahaan target, sehingga bisa tahu potensi kelalaian yang akan dieksploitasi. Informasi ini bisa didapat dari orang dalam perusahaan atau pelaku memang pernah bekerja di perusahaan tersebut. Contoh kasus misalkan pelaku paham setiap akhir bulan, proses tagihan umumnya menumpuk dan pegawai yang sudah kelelahan tidak melihat dengan teliti. Atau pada kasus lainnya, pelaku tahu betul kalau tagihan dari suplier tertentu hampir pasti akan langsung lolos tanpa banyak pemeriksaan. dst.
Cara Mencegah
- Bandingkan dokumen tagihan sekarang dengan berkas dokumen tagihan sebelumnya. Kalau secara manual, Anda harus ke gudang arsip atau mencari berkas di filing cabinet. Tetapi untuk perusahaan yang sudah menggunakan sistem akses arsip digital, seperti DigitalCabinet™, akses berkas dokumen cetak lama, cukup satu menit atau kurang, tanpa harus meninggalkan meja kerja. Bandingkan dokumen baru dan lama, apakah sama, atau Anda melihat beberapa kesalahan yang cukup mengganggu, seperti salah ketik nama perusahaan, nomor rekening yang berbeda (nomor atau bank-nya), nomor telepon yang berganti, logo yang berbeda dsb. Begitu menemukan yang berbeda, tandai dan lakukan tahapan berikutnya.
- Telepon secara langsung ke nomor telepon pada dokumen tagihan lama (yang sudah selesai transaksi). Jangan telepon pada nomor yang ada pada dokumen tagihan baru (jika nomornya berbeda dengan nomor lama). Tanyakan apakah memang ada perubahan pada dokumen tagihan baru. Jangan heran kalau misal ternyata mereka tidak kirim atau belum kirim dokumen tagihan. Berarti pelaku tahu dan ‘mendahului’.
- Jika website perusahaan Anda menayangkan halaman testimoni. Jangan tampilkan info detail klien atau supplier perusahaan Anda. Pelaku bisa menggunakan data ini (ditambah data internet lain) untuk berpura-pura menjadi kline/suplier dan mengirimkan tagihan.
- Untuk perusahaan supplier langganan sebaiknya dibuat satu nomor khusus beserta kontak penanggung jawab untuk menangani proses tagihan.
- Secara periodik lakukan audit proses tagihan, tutup lubang-lubang yang memungkinkan kelalaian. Lalukan training secara periodik untuk memberi update kewaspadaan kecurangan.
Studi Kasus
- Supplier yang sudah memasukkan dokumen, tiba-tiba mengirim dokumen perubahan nomor transaksi. Jadi pelaku tahu ada tagihan yang sedang dalam proses dan mencoba untuk mengalihkan rekening transfer ke rekeningnya.
- Orang dalam melakukan tagihan internal untuk pekerjaan yang tidak pernah ada.