Anda seorang pemilik perusahaan atau group perusahaan. Tiba-tiba Anda ingin memastikan sekali lagi sebuah transaksi bisnis atau kontrak kerjasama penting yang akan dijalankan, sudah benar atau tidak.
Yang ingin Anda lakukan sederhana saja, memeriksa beberapa pasal kerjasama, memastikan identitas para pihak dan menghitung kembali angka-angka dalam dokumen kontrak tersebut. “Sekedar mengikuti insting saja”, dalam hati Anda berkata, seperti yang telah Anda lakukan selama puluhan tahun, saat transaksi penting terjadi. Dan yang lebih penting, Anda juga harus mengakses dokumen kontrak periode sebelumnya, yang sudah ditandatangi, untuk sekedar membandingkan.
Masalahnya posisi Anda sedang di luar kota, di hari Sabtu malam, ditengah suasana liburan dengan keluarga atau dalam acara keluarga besar (katakanlah begitu, untuk menyebut suatu kondisi yang tidak memungkinkan kembali di kantor dalam waktu cepat).
Apa yang akan Anda lakukan? Sudah pasti Anda menelepon direktur utama untuk dicarikan dokumen digital kontrak tersebut. Selanjut direktur utama akan menghubungi direktur keuangan, yang kemudian akan kontak manajer proyek/divisi terkait kontrak, yang akan segera telepon ke asistennya soal dokumen kontrak tersebut.
Sudah kebayang kan, berapa lama Anda menunggu? Itupun dengan catatan semua rantai diatas ada ditempat dan bisa diganggu, tentu saja mereka pasti tidak keberatan ditelepon oleh owner perusahaan, masalahnya bayangkan kalau mereka juga tidak bisa dihubungi. Alhasil akses dokumen buntu. Bahkan kalaupun semua bisa teruhubung, ada kemungkinan besar baru hari kerja (Senin) Anda bisa akses dokumen kontrak tersebut. Baik draft kontrak maupun dokumen fisik kontrak sebelumnya.
Sekarang bayangkan kalau saat itu, Anda bisa mengakses dokumen-dokumen tersebut secara langsung, cepat, mudah dan aman. Tidak lebih dari 15 menit, semua beres. Cukup buka laptop Anda, konek ke jaringan aman kantor, kemudian buka aplikasi manajemen dokumen perusahaan Anda, misalnya DigitalCabinet™. Anda bisa mengakses sistem repository dokumen perusahaan. Baik dokumen master maupun dokumen arsip digital dari kontrak sebelumnya
Kabar baiknya, hal seperti ini bukan mustahil atau biayanya sangat mahal. Tidak. Implementasi Document Management System bisa dilakukan dengan relatif cukup mudah, cepat dan dengan biaya yang sangat rasional. Kami sudah membantu banyak perusahaan selama 17 tahun ini. Mulai dari perusahaan kecil, dana pensiun, perusahaan manufaktur asing, sampai bank besar di Indonesia. Hubungi kami untuk penjelasan lebih lanjut atau demo aplikasi.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih