5 Syarat software DMS dipercaya perusahan klien, yaitu fitur & fasilitas, harga, usia perusahaan DMS, support garansi, lama implementasi.
Setiap tahun file dokumen baik dalam bentuk cetak maupun digital yang dihasilkan dari aktivitas bisnis perusahaan atau institusi pasti selalu meningkat bertambah banyak. Tidak ada keraguan soal ini.
Pada satu perusahaan atau institusi, produksi file dokumen (baik cetak maupun digital) dari waktu ke waktu pasti selalu meningkat, tidak ada keraguan soal ini. Sampai pada batas dimana cara atau model pengelolaan dokumen secara manual sudah tidak bisa diandalkan. Saat itulah perusahaan berada pada situasi harus memilih aplikasi atau software Document Management System (DMS) mana yang cocok untuk bisnisnya.
Kalau sebelumnya Anda barangkali sering membaca artikel serupa ini tetapi ditulis oleh reviewer atau pengalaman customer, kali ini berbeda, kami menuliskannya dari kacamata produsen (pengembang aplikasi) DMS, yaitu DigitalCabinet™.
Agar lebih fair, terus terang sumber tulisan ini bukan dari opini kami, tetapi kami hanya menuliskan kembali 5 hal penting yang dipertimbangkan oleh klien-klien DigitalCabinet™ ketika mereka memilih DMS yang sesuai untuk perusahaannya (tentu saja, pada saat itu mereka belum menggunakan Digital Cabinet™).
1. Fitur dan Fasilitas DMS
Pertama, perusahaan akan memastikan apakah fitur dan fasilitas dari suatu produk DMS itu sesuai dengan kebutuhan mereka. Seperti kita tahu cakupan data di perusahaan itu sangat luas, mulai dari konten website, email sampai dokumen kontrak kerjasama (baca di artikel sebelumnya). Oleh karena itu sebelum memilih DMS, perusahaan akan terlebih dahulu memutuskan apa masalah mereka dan solusi apa yang ingin mereka cari. Solusi itu yang terwujud dalam bentuk fitur dan fasilitas dari DMS.
Kalau misal fitur dan fasilitas DMS tidak cocok dengan kebutuhan mereka, umumnya mereka akan langsung mengatakan bahwa proses pemilihan tidak bisa dilanjutkan. No hard feeling. Untuk apa menghabiskan waktu bila tidak cocok, ibarat ingin beli mangga ke penjual pisang. Tentu saja kami juga sangat sependapat dengan sikap profesional perusahaan seperti ini.
Lain soal kalau fitur dan fasilitas dari DMS tersebut ternyata sesuai atau sebagian besar memenuhi atau fitur utama cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka tentu saja proses pemilihan DMS akan dilanjutkan dengan diskusi-diskusi lebih kongkrit.
Di sisi kami pun juga sama begitu. Bagi kami, DigitalCabinet™, sangat penting pada kesempatan pertama untuk mengetahui masalah dan kebutuhan solusi seperti apa yang diharapkan oleh perusahaan. Setelah itu segera kami sampaikan item-item fitur dan fasilitas dari DigitalCabinet™ beserta penjelasan selengkap-lengkapnya disertai contoh kasus dan pengalaman implementasi.
2. Harga Aplikasi / Software DMS
Kedua, pertimbangan berikutnya adalah soal harga aplikasi DMS. Meskipun mahal atau murah sangat relatif tergantung perusahaan, tetapi biasanya mereka membandingkan dari sisi benefit yang didapat dan biaya yang harus dikeluarkan. Perusahaan telah menghitung berapa kerugian (waktu, produktivitas kerja, anggaran, opportunity loss akibat dokumen susah diakses, dll.) yang selama ini ditangggung perusahaan akibat sistem pengelolaan dokumen lama. Jika dari perhitungan perusahaan, investasi pengadaan DMS akan mengurangi atau menghilangkan kerugian atau bahkan memberikan keuntungan baru (efisiensi, peningkatan produktivitas, dsb.) maka hal itu akan menjadi dasar proses pemilihan DMS bisa dilanjutkan.
Umumnya dari pengalaman kami selama lebih dari 15 tahun membantu perusahaan melakukan implementasi DMS, urusan harga fleksibel untuk didiskusikan lebih lanjut setelah poin pertama mengenai fitur dan fasilitas DMS sesuai kebutuhan perusahaan. Di kami ada beberapa opsi terkait harga, seperti diskon untuk pembelian lisensi lebih dari satu, diskon untuk support setelah masa garansi, diskon untuk pembelian dalam waktu cepat, harga sama tetapi ada penambahan kuota fitur, ataupun model dengan pembelian secara leasing atau model sewa beli, dan lain-lain.
Hal penting lain yang menjadi perhatian perusahaan terkait harga adalah kejujuran, mereka biasanya paling tidak suka kalau ternyata ada hidden cost yang baru muncul setelah pembelian. Bentuknya macam-macam bisa seperti biaya implementasi, biaya konsulting, biaya ini itu lainnya.
Terkait ‘biaya lain-lain’ ini, kami dari awal pasti menyampaikan bahwa harga DMS DigitalCabinet™ sudah termasuk semuanya, tidak ada biaya lain-lain, tidak ada biaya installasi, tidak ada biaya implementasi, tidak ada biaya konsulting dsb.
3. Usia Perusahaan Pengembang Aplikasi (Produsen/Vendor)
Ketiga, perusahaan akan menanyakan dan memeriksa sudah berapa lama perusahaan DMS bergerak pada bidang ini, bukan hanya berapa lama perusahaan vendor berdiri, tetapi spesifik pada berapa lama menekuni bisnis implementasi DMS ini. Karena bisa jadi ada perusahaan yang sudah berusia puluhan tahun, tetapi baru 2 tahun mengembangkan aplikasi DMS.
Seperti kita tahu, usia penggunaan dokumen atau arsip perusahaan bisa sangat panjang, tidak jarang lebih dari 10 tahun, sehingga bagi perusahaan sangat krusial untuk memastikan bahwa pengembang aplikasi DMS tetap ada dan tetap fokus pada bidangnya ketika bertahun-tahun kemudian perusahaan membutuhkan support. (Catatan: Belum lama ini, kami, DigitalCabinet™, dihubungi klien yang melakukan implementasi pada tahun 2011-2012 untuk meminta bantuan support. Tidak masalah, kami siap.)
Perusahaan mengatakan sering mendapat pengalaman perusahaan pengembang DMS yang relatif baru, misal dibawah 5 tahun, ternyata beberapa tahun kemudian sudah berganti haluan bisnis. Sehingga ketika perusahaan membutuhkan support, pengembang DMS kebingungan dan singkatnya tidak bisa melayani secara optimal.
Mengenai soal usia pengembang DMS, kami di DigitalCabinet™ biasanya mengatakan silakan melihat history website kami di archive.org (klik disini). Pada link tersebut jelas sejak Juni 2008 DigitalCabinet™ sudah hadir dengan produk dan layanan software Document Management System (DMS), setelah pengembangan aplikasi dimulai sejak sebelum 2007. Sampai sekarang fokus bisnis DigitalCabinet™ tetap pada bidang implementasi DMS.
Meskipun tidak sempurna, setidaknya archive.org ini adalah satu-satunya tools yang fair dan dikelola oleh pihak lain dengan reputasi terhormat untuk mencatat website seluruh dunia sepanjang masa. Menurut hemat kami, ini lebih meyakinkan dari pada sekedar pernyataan sepihak dari pihak pengembang DMS.
Catatan: Dahulu kami menggunakan domain digitalcabinet.info sebelum berganti dengan digitalcabinet.co.id
4. Support Setelah Masa Garansi
Keempat, hal penting lain yang menjadi perhatian perusahaan adalah bagaimana dengan support setelah masa garansi (biasanya saat tahun ke-2 dan seterusnya). Tentu saja perusahaan tidak ingin setelah masa garansi aplikasi tidak akan mendapat jaminan jika ada ada masalah, pun juga perusahaan tidak mau terkaget-kaget ketika biaya support tahun ke-2 dan seterusnya ternyata sangat tinggi. Ibaratnya perusahaan tidak mau kena prank soal support lanjutan ini.
Kita tahu terkadang ada produk software yang murah saat implementasi, tetapi biaya support sangat tinggi dan mengikat perusahaan. Pun juga ada produk DMS dari perusahaan-perusahaan baru dimana setelah 2 tahun, supportnya terabaikan atau bahkan sudah ganti fokus bisnis, tidak lagi pada bidang DMS.
Dalam hal support paska garansi, dari pengalaman sejak 2007, kami, DigitalCabinet™, memberikan 2 opsi pilihan.
1) Perusahaan bisa memilih support case by case, jadi kalau ada masalah saja kontak Digital Cabinet™ untuk dibantu. Biaya support dihitung dari lingkup masalah yang terjadi. Bisa jadi itu masalah sederhana yang beres dalam 2 jam atau masalah hardware yang perlu sehari, dst. Selain kalau ada masalah, perusahaan bisa juga melakukan update fitur terbaru dari DigitalCabinet™ saat memerlukan. Di luar itu, kalau tidak ada masalah dan tidak perlu fitur baru, tentu saja perusahaan tidak perlu keluar biaya apapun.
2) Perusahaan bisa memilih paket blanket support per tahun. Jadi selama 356 hari ke depan, apapun masalahnya atau jika perlu konsultansi apapun, perusahaan bisa bebas menghubungi DigitalCabinet™ dan dibantu oleh tim support DigitalCabinet™. Kelebihan lain adalah, setiap 4 bulan sekali (quarterly), Digital Cabinet™ akan mengeluarkan fitur atau update terbaru yang otomatis akan diberikan pada perusahaan yang mengambil paket blanket support tersebut.
5. Berapa Lama Proses Implementasi
Kelima, perusahaan sudah pasti menghendaki implementasi DMS yang secepatnya, agar masalahnya atau kerugian perusahaan akibat sistem dokumen lama segera hilang, apalagi jika DMS baru memungkinkan potensi keuntungan lain. Tetapi tentu saja mereka tidak ingin proses ini terburu-buru dan dipaksakan dengan resiko implementasi DMS tidak berjalan sukses.
Biasanya perusahaan akan bertanya dari pengalaman pengembang DMS selama ini berapa lama proses implementasi, dari install sampai go-live. Jawaban yang diharapkan perusahaan adalah penjelasan detail dari pengalaman di lapangan, bukan perkiraan dengan asumsi-asumsi.
Dari masa implementasi ini perusahaan akan menilai apakah aplikasi DMS ini bersifat kompleks (rumit), apakah ini aplikasi yang sudah matang atau masih coba-coba dalam pengembangan, kecepatan implementasi juga memberi gambaran kemampuan teknis tim pengembang DMS dan seterusnya.
Sebagai informasi, rata-rata waktu implementasi DMS DigitalCabinet™ selama ini berkisar antara 2 jam hingga 1 hari, langsung bisa go-live. Terus terang kecepatan implementasi DMS DigitalCabinet™ ini tidak jarang membuat perusahaan kaget, masa iya secepat itu. Kemudian kami jelakan secara teknis, disertai dokumen deployment plan dan studi kasus pengalaman implementasi selama ini. Selama penjelasan masuk akal dan dibuktikan dengan pengalaman, perusahaan akan semakin percaya untuk memilih satu produk aplikasi DMS.
Demikian 5 hal penting yang dipertimbangan oleh perusahaan sebelum mengambil keputusan akan menggunakan DMS yang mana. Sharing pengalaman ini kami rangkum dari diskusi dengan klien-klien DigitalCabinet™ selama lebih dari 15 tahun ini. Mudah-mudahan memberi bermanfaat.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih