Kami sering mendapat pertanyaan mengenai proses scanning dokumen perusahaan, apakah sebaiknya dikerjakan sendiri (in-house) atau di-outsource? Jawabannya tidak bisa sederhana, karena scanning in-house dan outsource tidak bisa dengan mudah dibandingkan secara ‘apple to apple’. Keduanya ada nilai plus minus masing-masing, tergantung pada banyak faktor. Berikut kami coba bahas satu persatu.
- Kerahasiaan dokumen, apakah dokumen bersifat rahasia, sangat krusial untuk perusahaan atau hanya dokumen biasa? Ini harus dikaji mendalam sebab ada banyak kasus dimana dokumen biasa yang bocor keluar, menjadi masalah ketika digunakan oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab.
Tentu saja, jika proses scanning dilakukan secara internal (in-house) keamana dokumen akan lebih terjamin dibandingkan bila menggunakan pihak luar (outsource), meskipun sudah ada tanda tangan NDA (Non Disclosure Agreement).
- Jumlah dokumen berapa banyak? Bagaimana kondisinya, apakah rapi tertata, atau berantakan, dokumen utuh atau sudah hampir rusak?
Kalau jumlah dokumennya banyak, (ukuran banyak sedikit tergantung dari jenis perusahaan). Tentu akan menyita waktu produktif karyawan jika harus melakukan scanning. Jadi outsource bisa menjadi pilihan terbaik. Tetapi jika jumlah dokumen tidak banyak dan relatif tidak mengganggu kerja karyawan maka scanning in-house akan lebih rasional. Scanning in-house juga bisa diakali dengan merekrut tenaga paruh waktu atau magang, sehingga tidak mengganggu pekerjaan utama.
- Apakah perusahaan mempunyai SDM yang sudah terlatih atau bisa dilatih? Apakah punya perangkat scanner?
Proses scanning atau menggunakan perangkat scanner itu sebenarnya sederhana dan mudah sekali dipelajari. Dari pengalaman kami selama ini, training untuk scanning itu hanya perlu setengah hari atau kurang. Tetapi ada syaratnya, yaitu perusahaan harus punya SOP tata cara scanning yang detail. Semakin detaik semakin baik, sehingga semua orang tahu persis apa yang harus dilakukan baik pada perangkat scanner maupun cara memperlakukan dokumen. Tujuannya agar proses scanning bisa menghasilkan kualitas yang tinggi, seragam, dan sesuai anggaran.
Sedangkan perangkat scanner, perusahaan bisa membeli perangkat scanner yang harganya sudah sangat terjangkau sekarang ini. Alternatif lain, perusahaan bisa melakukan sewa perangkan scanner.
- Apakah ada batasan anggaran atau waktu?
Sudah pasti scanning yang dilakukan secara internal in-house akan lebih hemat dari sisi anggaran, dibandingkan proses scanning outsource.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih