Dari pengalaman Digital Cabinet™ selama lebih dari 17 tahun terakhir fokus pada bidang bisnis implementasi Document Management System atau sering disebut sebagai sistem kearsipan digital, kami mengamati ada 4 model sistem pengelolaan dokumen di perusahaan atau institusi publik di Indonesia.
1. Sistem Pengelolaan Dokumen Secara Manual (Model 1.0)
Model pengelolaan dokumen berbentuk cetak dengan sistem pencatatan manual pada buku, biasanya berupa buku induk yang tebal. Di lapangan biasanya perusahaan atau institusi mempunyai sebuah gudang dokumen/arsip, lengkap dengan petugas gudang. Setiap dokumen keluar masuk dicatat dalam sebuah buku. Ini seperti perpustakaan jaman dulu.
2. Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik (Model 2.0)
Sedikit lebih baik dari model yang pertama diatas. Bentuk dokumen masih berupa cetak
tetapi sistem pencatatan menggunakan software database di komputer. User belum
bisa melakukan akses dari komputer, tetap harus datang ke gudang arsip untuk
mengakses dokumen.
3. Sistem Pengelolaan Dokumen Digital Manual (Model 3.0)
Pada model ini perusahaan sudah melakukan proses digitalisasi dokumen atau alih mediaatau umum disebut scanning dokumen, menggunakan perangkat scanner. Hasilnyadari dokumen yang berbentuk cetak akan berubah menjadi file komputer denganformat PDF.
File-file dokumen PDF tersebut kemudian di-upload atau di-input ke dalam aplikasi(software) Document Management System (DMS) secara manual, satu persatu file ataubersama dalam satu folder. Saat melakukan proses upload, operator juga harusmengetikan kata-kata kunci agar file dokumen tersebut mudah dicari, sepertijudul dokumen, divisi pemilik dokumen, pihak yang ada di dalam file dokumen,tahun dst.
Selanjutnya user atau SDM di perusahaan bisa mengakses file dokumen tersebut darikomputernya masing-masing. Proses pencarian menggunakan kata kunci seperti yangdimasukkan operator sebelumnya. Kalau kata kunci yang dimasukkan oleh operatortidak lengkap, tentu saja file dokumen yang ada tidak bisa dicari.
4. Sistem Pengelolaan Dokumen Digital (Model 4.0)
Model ini adalah yang paling mutakhir sebagai penyempurnaan dari model nomor 3diatas. Yang berbeda adalah tidak ada lagi proses key-in atau input kata kuncioleh operator. Semua file dokumen PDF dan file dokumen Office (doc, xls, ppt,pdf dll) bisa langsung masuk dan sofware (aplikasi) DMS secara otomatis akanmelakukan proses indexing atau ocr konten isi file dokumen.
Selanjutnya user bisa mengakses dokumen sama seperti ketika “gooling” di internet. Cukupketikkan kata kunci dari konten yang ada di dalam dokumen, maka file dokumenyang dicari akan ditampilkan.
Kedepan saya meramalkan akan semakin berkembang dengan masukknya teknologi big data, machine learning, dst. Sekarang pun di negara-negara maju, sistem model ini sudah mulai diterapkan.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih