Selama melakukan implementasi aplikasi DMS (Document Management System) Digital Cabinet™ sejak tahun 2007, sangat sering kami dimintai saran merk scanner apa yang sebaiknya dibeli oleh perusahaan. Tentu saja konteks scanner disini digunakan untuk melakukan scanning dokumen pekerjaan sehari-hari (on-going document), bukan scanner untuk produksi.
Dan secara konsisten tidak jarang perusahaan selalu ingin membeli scanner dengan fitur kecepatan yang tinggi. Padahal dari pengalaman di lapangan, scanner untuk scanning dokumen perusahaan tidak menempatkan kecepatan pada urutan pertama sebagai pertimbangan, loh kok bisa?
Kita tahu dokumen di perusahaan itu mempunyai karakteristik berbeda-beda. Contoh dari ukuran kertas saja pasti berbeda beda, ada dokumen A4, A3, A5, A6 atau ukuran kartu nama. Kemudian jenis kertas, ada kertas tipis transparan, ada kertas tebal juga ada kertas karbon. Kemudian kondisi dokumen, ada yang rapi ada yang terlipat, hampir sobek atau memang sobek dst.
Jadi ketika kita melakukan scanning dokumen perusahaan, maka hampir pasti scanner tidak bisa kita tinggal dan langsung jalan sendiri. Umumnya pasti ditunggui karena kita akan sering mengatur setting sesuai karakter dokumen, menempatkan posisi kertas untuk ukuran tertentu, atau merapikan kertas dahulu karena kondisinya terlipat. Tidak jarang juga kertas harus dipedang saat masuk scanner. Itu tadi contoh-contoh di lapangan. Dengan demikian, mau scanner kecepatan berapapun, tidak akan berpengaruh.
Oke kalau begitu, apa nih yang harus diperhatikan saat memilih scanner untuk perusahaan? Jawabannya setidaknya kita harus perhatikan 3 hal berikut.
1. Reliability over Speed
Kalau disuruh memilih, sebaiknya perusahaan punya satu scanner dengan kecepatan 100 ppm (page per minutes) atau punya 5 scanner dengan kecepatan hanya 25ppm? Dari sisi harga dua pilihan diatas sama. (1 scanner 100 ppm = harga 5 scanner 25 ppm). Jawabannya, sebaiknya perusahaan memilih beli 5 scanner dengan kecepatan 25 ppm, karena, kalau punya 1 scanner kecepatan tinggi, sekali scanner bermasalah, pekerjaan terhenti. Sementara kalau kita punya 5 scanner, satu mati, masih ada 4 yang jalan. Itu satu cara meningkatkan kehandalan scanner, mempunyai lebih dari satu scanner. Cara lain dengan memilih scanner yang mempunyai spesfikasi pergantian spare part paling lama. Ada scanner yang harus mengganti karet roller setiap 50.000 lembar, tetapi ada scanner yang setalah 150.000 lembar baru ganti roller.
2. Spare Part Supplies
Hal kedua yang harus menjadi pertimbangan adalah kemudahan untuk membeli spare part. Scanner sudah pasti secara periodik harus ganti spare part, terutama karet roller yang berfungsi untuk menarik kertas. Jangan pilih scanner yang ketersediaan spare part di Indonesia minim, harus order ke Singapore. Selain harga lebih mahal juga perlu waktu minimal sebulan untuk terima spare part, artinya dalam sebulan scanner menganggur.
3. Easy to Use
Berikutnya pastikan scanner yang kita pilih sangat mudah untuk dioperasikan oleh semua level SDM, ibaratnya (mohon maaf) orang yang paling tidak pintar di perusahaan pun bisa mengoperasikan. Soalnya, operator scanner atau staf bagian scanner itu umumnya karyawan di level ‘biasa’. Kalau scanner yang rumit, banyak fitur, apalagi setting-nya harus dalam bahasa Inggris, biasanya dari pengalaman kami akan merepotkan operator dan membuat mereka tidak rajin mengerjakan proses scanning.
Tentu saja, selain 3 hal diatas, masih banyak faktor-faktor lain, kita akan bahas di artikel-artikel berikutnya.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih