Berpengalaman dan Dipercaya Mengelola File-FIle Dokumen (arsip) Digital Perusahaan dan Institusi sejak 2007
DIGITALISASI ARSIP / ALIH MEDIA ARSIP (KONVERSI ARSIP)
Layanan digitaliasi arsip dan implementasi (pembelian) aplikasi DigitalCabinet™ bersifat paket, artinya tidak bisa diambil terpisah.
1. Jasa Digitalisasi Arsip Fisik (Alih Media) Tim Digital Cabinet™ melakukan proses alih media (digitalisasi) arsip/dokumen institusi dari bentuk kertas menjadi bentuk arsip digital dalam format file PDF dengan teknologi scanning.Proses alih media arsip, sangat berbeda dengan jasa photo copy dokumen. Layanan alih media arsip Digital abinet™ terdiri atas 10 jenis pekerjaan mulai dari menentukan karakteristik arsip perusahaan, melakukan klasifikasi arsip pra-alih media, menyusun SOP (standard operating procedure) alih media di perusahaan, setting perangkat scanner, melakukan uji kualitas scanning (quality control), hingga mengintegrasikan arsip digital hasil proses alih media (scanning) ke dalam aplikasi Sistem Arsip Digital Cabinet™. Semua tahap di atas untuk memastikan bahwa arsip digital yang dihasilkan berkualitas tinggi, bertahan untuk jangka waktu lama, kerahasiaan arsip selama proses alih media terjaga dengan baik, dan sesuai dengan regulasi. Di luar itu, hal lain yang juga sangat penting adalah memberikan pelatihan tata cara alih media arsip pada tim klien agar dalam jangka panjang, klien tidak tergantung terus menerus pada pihak luar. |
2. Implementasi Aplikasi Digital Cabinet™ Sebagai solusi yang sempurna, hasil dari proses alih media arsip perusahaan di atas selanjutnya diintegrasikan ke dalam aplikasi Digital Cabinet™. Digital Cabinet™ adalah aplikasi berbasis web (web based application) yang membantu institusi mengakses arsip/dokumen secara cepat dan mudah. Digital Cabinet™ diimplementasikan (dipasang) pada server internal di institusi. Akses arsip dilakukan dengan membuka aplikasi browser web di masing-masing komputer pegawai/staf yang diberi hak akses. Maka tanpa perlu meninggalkan meja kerja, atau menelepon kolega kerja, atau menunggu pengambilan arsip, dalam waktu 60 detik atau kurang dokumen arsip yang diperlukan langsung terbuka di layar monitor yang memerlukan. Penjelasan mengenai Aplikasi Digital Cabinet™ dapat dilihat disini. |
3. Pengadaan Perangkat Server (opsional) Bila diminta oleh Klien, Digital Cabinet™ juga bisa menyediakan perangkat keras server dengan spesifikasi sesuai kebutuhan klien.
|
KEUNTUNGAN UNTUK KLIEN
Paket Alih Media Arsip Digital Cabinet™ ini akan menguntungkan institusi, antara lain:
Kemudahan Implementasi Sistem Arsip Digital.
Cukup berhubungan dengan satu pihak untuk semua pekerjaan mulai alih media, pengadaaan hardware server, hingga implementasi aplikasi serta pelatihan SDM.
Efisiensi Biaya.
Dengan melakukan pekerjaan dalam satu paket, institusi akan mendapatkan perhitungan biaya layanan yang lebih baik, dibanding pekerjaan dilakukan secara terpisah.
Keamanan Data Arsip Institusi.
Dengan membatasi jumlah pihak luar yang menangani proses alih media hingga implementasi aplikasi, institusi menghindari resiko akses arsip oleh pihak yang tidak diinginkan.
Guarantee Result, Support and Maintenance.
Digital Cabinet™ akan memastikan kualitas hasil pekerjaan optimal, tepat waktu dan sesuai anggaran. Mulai proses persiapan arsip, alih media (scanning) hingga implementasi aplikasi. Tim Digital Cabinet™ juga akan memberi pelatihan pada SDM klien, termasuk menyusun manual tata cara alih media yang khusus dikustomisasi sesuai karakter arsip di klien sehingga dalam jangka panjang, SDM klien mempunyai pilihan bisa melakukan proses alih media secara mandiri dan tidak tergantung pada vendor.
Terkait dengan implementasi sistem, secara periodik tim support Digital Cabinet™ akan berkomunikasi intensif dengan klien untuk memantau, memastikan sistem berjalan dengan baik sekaligus memberi pendampingan bagi klien untuk mengoperasikan sistem secara efektif.
Designed to Take Your Teamwork to The Next Level, Especially when Work from Home
Easy & fast access
office document files
Secure, audit
trail monitoring
Dedicated 24/7
live support team
