Lemari filing cabinet untuk menyimpan dokumen penting perusahaan berbentuk cetak (printed paper). DigitalCabinet untuk menyimpan file-file dokumen penting perusahaan berbentuk digital.
“Ada lemari filing cabinet di kantor?”
“Ada, di pojok kantor. Gak tahu siapa yang pegang kunci”
Kalau ada pegawai gen Z di kantor Anda. Jawaban diatas, percayalah, bukan hal yang mengherankan. Mereka banyak yang belum pernah pegang lemari filing cabinet.
Sejarah Panjang Filing Cabinet
Semua kantor pasti punya atau pernah punya lemari filing cabinet. Lemari model ini ditemukan sekitar tahun 1890. Sampai sekarang masih menjadi misteri siapa sebenarnya penemu lemari jenis ini. Ada banyak klaim. Versi yang diterima umum, lepas dari kontroversinya, adalah sebuah perusahaan dari Boston, bernama Library Bureau. Perusahaan ini didirikan tahun 1876 oleh Melvil Dewey. Tentu semua orang kenal, dialah penemu sistem klasifikasi perpustakaan.
Seketika ‘ini barang’ langsung menjadi barang wajib di kantor seluruh Amerika dan kemudian ke seluruh kantor di dunia. “Game Changing” dari filing cabinet adalah kemampuannya menyimpan dokumen kertas dalam jumlah masif dan kemudahan menemukan lembar dokumen yang dicari.
Kenapa lemari ini disebut filing cabinet vertikal? Ini dikarenakan desainnya yang memungkinkan lembaran kertas dokumen disusun berdiri (vertikal). Dengan demikian mudah dan cepat untuk ditemukan. Zaman itu, ini penemuan besar untuk meningkatkan efisiensi secara luar biasa dalam pengelolaan dokumen di perkantoran.
Masa Keemasan Filing Cabinet
Selama ratusan tahun, filing cabinet berjaya menjadi produk “must buy” untuk perkantoran. Baik di masa damai maupuan perang. Lemari ini selalu hadir setiap kali urusan dokumen muncul. Boleh dikatakan tahun 60an sampai 80an adalah era keemasan filing cabinet. Boleh dikata tidak ada kantor yang beroperasi tanpa filing cabinet di sudutnya.
Lihatlah film-film masa-masa itu, setiap scene ruang kantor, selalu ada filing cabinet di pojok. Bahkan pada masa itu ada training bagi pegawai baru cara menggunakan filing cabinet.
Era Digital Datang, Filing Cabinet Surut
Awal 90-an teknologi informasi bergerak masuk ke perkantoran. Email menjadi alat komunikasi yang mulai dikenal para pebisnis. Pun juga demikian dengan perangkat komputer PC dan aplikasi office di dalamnya. Lama kelamaan jumlah dokumen kertas tidak lagi sebanyak masa sebelumnya. Akibatnya peran filing cabinet sedikit demi sedikit mulai berkurang.
Namun saat itu belum waktunya bagi filing cabinet untuk undur ke belakang. Perangkat PC masih relatif mahal, teknologi internet masih lambat sekali. Pun juga perangkat scanner, belum bisa diandalkan, disampaing harganya yang masih selangit.
Tahun-tahun pertengahan 2000-2010 adalah masa ketika perangkat teknologi informasi, khususnya pada pengelolaan dokumen kantor, semakin banyak diadopsi. Kecepatan internet yang semakin kencang, plus harga turun. Demikian pula perangkat scanner yang semakin handal untuk mengkonversi dokumen kertas ke dalam bentuk dokumen digital. Mulai saat itu filing cabinet semakin jarang hadir di kantor, terutama yang baru buka. Kalaupun ada biasanya di ruangan pojok gudang arsip.
Digital Cabinet™ untuk Menyimpan Dokumen / Arsip Digital
Kalau dokumen fisik disimpan pada lemari filing cabinet. Pertanyaan orang adalah bagaimana dengan dokumen digital penting milik perusahaan, misal arsip digital dokumen-dokumen kontrak, atau file master dari dokumen kerjasama. Dimana disimpannya? Kenyataannya di lapangan, masih banyak yang disimpan pada komputer-komputer kerja karyawan. Belum disatukan pada satu tempat. Kondisi ini persis seperti ketika jaman dokumen kertas disimpan pada laci-laci karyawan, belum disatukan pada lemari filing cabinet.
DigitalCabinet™ mulai membantu klien sejak tahun 2007, dengan mengembangkan (development) dan mengimplementasikan Aplikasi Document Management System atau sering disebut sebagai Aplikasi Arsip Digital. Fungsi dari software DigitalCabinet™ adalah untuk menyimpan secara terpusat dokumen-dokumen digital penting milik perusahaan. Sekaligus memudahkan ketika pencarian dokumen tersebut. Kurang lebih mirip dengan Filing Cabinet, kebetulan namanya juga tidak jauh beda.
Fungsi ‘Lemari’ Digital Cabinet™
- Melakukan proses indexing (OCR) konten file dokumen secara otomatis. OCR konten dokumen multibahasa (lebih dari 25 jenis huruf seperti latin, mandarin, jepang, korea, rusia dll). Tidak perlu entri data sama sekali. Bisa direct scanner to server.
- Mempercepat dan memudahkan dalam pencarian (searching) dan akses dokumen penting di internal perusahaan secara aman.
- Memudahkan share link dokumen penting, reminder renewal dokumen, audit trail log, membantu mencegah atau mengetahui internal fraud di perusahaan (tagihan palsu, mark-up budget dll.).
- File-fle dokumen PDF akan tersimpan dalam format encrypted (baik nama file maupun konten), hanya bisa dibuka dengan aplikasi Digital Cabinet™.
- Mengamankan file-file arsip digital dan file dokumen penting perusahaan dari serangan malware (ransomware).
Begitulah cerita tentang filing cabinet. Waktu berlalu, zaman berubah, teknologi berganti, dan bisnis pun beradaptasi.
* penulis adalah Direktur DigitalCabinet™
Bila Anda ingin berkomentar, kirim saran atau pertanyaan, silakan isi form berikut. Terima kasih