Sesuai namanya DMS (Document Management System) itu berarti penggunaan perangkat sistem komputer (server) dan aplikasi (software) yang khusus untuk menyimpan (store), mengelola (manage) dan mengakses (access) dokumen penting di perusahaan, baik dokumen dalam bentuk file digital (pdf, doc, xls, ppt, jpg, dsb.) dan file dokumen hasil scanning dari dokumen cetak (pdf hasil scanning). Singkat kata DMS mengacu pada sistem untuk mengelola file dokumen elektronik (digital).
Sesuai ISO 12651-2, dokumen “recorded information or object which can be treated as a unit.” Meskipun kelihatan rumit, tetapi sebenarnya ini adalah dokumen yang Anda buat dan gunakan dalam keseharian pekerjaan di perusahaan.
Tentu saja perusahaan tidak hanya mempunyai dokumen, tetapi juga banyak data-data lain yang dihasilkan dari sistem lain, seperti email, konten website, data produksi, manual operasional perangkat, modul-modul pelatihan dll. Apakah itu semua juga masuk ke dalam lingkup pengelolaan DMS ?
Jawabannya, tidak. Untuk lebih jelasnya kita lihat pada diagram berikut:
Di atas adalah diagram ECM – Entreprise Content Management (System), yaitu suatu sistem besar untuk mengelola semua data yang ada di perusahaan. Tentu sistem besar seperti ini, yang mirip sistem ERP (Enterprise Resource Planning) membutuhkan waktu implementasi yang sangat lama dengan dukungan sumber daya seluruh perusahaan, termasuk anggaran besar, tanpa itu kemungkinan gagal implementasi sangat besar, dan itu terjadi di banyak perusahaan di dunia. Pada kenyataannya tidak semua perusahaan membutuhkan sistem seperti ini, bahkan tidak semua perusahaan mempunyai jenis data seperti itu.
Kalau kita lihat lagi pada diagram di atas, pada bagian atas ada satu komponen ECM yang sangat penting dan pasti berlaku untuk semua perusahaan, yaitu DMS (Document Management System) yang khusus digunakan untuk mengelola dokumen di perusahaan. Sudah tentu tidak ada perusahaan yang tidak memiliki dokumen. Dari sinilah DMS berkembang menjadi standar yang digunakan oleh semua perusahaan untuk pengelolaan dokumen.