Dari pengalaman Digital Cabinet™ selama lebih dari 15 tahun terakhir fokus pada bidang bisnis implementasi Document Management System atau sering disebut sebagai sistem kearsipan digital, saya mengamati ada 4 model perkembangan sistem pengelolaan dokumen di perusahaan atau institusi publik di Indonesia.
1. Sistem Pengelolaan Dokumen Secara Manual (Model 1.0)
Model pengelolaan dokumen berbentuk cetak dengan sistem pencatatan manual pada buku,
biasanya berupa buku induk yang tebal. Di lapangan biasanya perusahaan atau institusi
mempunyai sebuah gudang dokumen/arsip, lengkap dengan petugas gudang. Setiap
dokumen keluar masuk dicatat dalam sebuah buku. Ini seperti perpustakaan jaman dulu.
2. Sistem Pengelolaan Dokumen Semi Digital/Elektronik (Model 2.0)
Sedikit lebih baik dari model yang pertama diatas. Bentuk dokumen masih berupa cetak
tetapi sistem pencatatan menggunakan software database di komputer. User belum
bisa melakukan akses dari komputer, tetap harus datang ke gudang arsip untuk
mengakses dokumen.
3. Sistem Pengelolaan Dokumen Digital Manual (Model 3.0)
Pada model ini perusahaan sudah melakukan proses digitalisasi dokumen atau alih media
atau umum disebut scanning dokumen, menggunakan perangkat scanner. Hasilnya
dari dokumen yang berbentuk cetak akan berubah menjadi file komputer dengan
format PDF.
File-file dokumen PDF tersebut kemudian di-upload atau di-input ke dalam aplikasi
(software) Document Management System (DMS) secara manual, satu persatu file atau
bersama dalam satu folder. Saat melakukan proses upload, operator juga harus
mengetikan kata-kata kunci agar file dokumen tersebut mudah dicari, seperti
judul dokumen, divisi pemilik dokumen, pihak yang ada di dalam file dokumen,
tahun dst.
Selanjutnya user atau SDM di perusahaan bisa mengakses file dokumen tersebut dari
komputernya masing-masing. Proses pencarian menggunakan kata kunci seperti yang
dimasukkan operator sebelumnya. Kalau kata kunci yang dimasukkan oleh operator
tidak lengkap, tentu saja file dokumen yang ada tidak bisa dicari.
4. Sistem Pengelolaan Dokumen Digital (Model 4.0)
Model ini adalah yang paling mutakhir sebagai penyempurnaan dari model nomor 3
diatas. Yang berbeda adalah tidak ada lagi proses key-in atau input kata kunci
oleh operator. Semua file dokumen PDF dan file dokumen Office (doc, xls, ppt,
pdf dll) bisa langsung masuk dan sofware (aplikasi) DMS secara otomatis akan
melakukan proses indexing atau ocr konten isi file dokumen.
Selanjutnya user bisa mengakses dokumen sama seperti ketika “gooling” di internet. Cukup
ketikkan kata kunci dari konten yang ada di dalam dokumen, maka file dokumen
yang dicari akan ditampilkan.
Kedepan saya meramalkan akan semakin berkembang dengan masukknya teknologi big data, machine learning, dst. Sekarang pun di negara-negara maju, sistem model ini sudah mulai diterapkan.
dcb2022.