Step-by-Step Menyusun DRP untuk Dokumen Digital Milik

Dalam dunia serba digital seperti sekarang, dokumen bukan lagi sekadar lembaran kertas di dalam map. Sebagian besar dokumen penting—kontrak, laporan keuangan, dokumen hukum, hingga arsip perusahaan—sudah berbentuk digital. Namun, dokumen digital juga sangat rentan terhadap berbagai bencana seperti serangan siber, kegagalan perangkat keras, bencana alam, maupun kesalahan manusia.

Oleh karena itu, memiliki Disaster Recovery Plan (DRP) yang baik menjadi sangat penting untuk memastikan keberlangsungan bisnis dan keamanan informasi. Artikel ini akan membahas langkah-langkah sistematis untuk menyusun DRP khusus untuk dokumen digital.

Apa Itu Disaster Recovery Plan?

Disaster Recovery Plan (DRP) adalah dokumen formal yang memuat prosedur dan strategi untuk memulihkan sistem TI dan data penting (dalam hal ini dokumen digital penting milik perusahaan) setelah terjadi gangguan besar atau bencana. Untuk dokumen digital, fokus DRP adalah memastikan bahwa data dapat dipulihkan dengan cepat dan aman, serta menjamin integritas dan kerahasiaan informasi.

Langkah 1: Identifikasi dan Klasifikasikan Dokumen Digital

Sebelum membuat rencana pemulihan, Anda perlu mengetahui dokumen apa saja yang harus dilindungi.

Tindakan:

Buat inventarisasi dokumen digital.
Klasifikasikan berdasarkan tingkat sensitivitas dan pentingnya:
- Kritis: dokumen hukum, data keuangan, data pelanggan.
- Penting: laporan internal, kebijakan perusahaan.
- Non-kritis: materi promosi, catatan harian.

Tips: Gunakan sistem pelabelan digital atau manajemen dokumen seperti DigitalCabinet™

Langkah 2: Analisis Risiko (Risk Assessment)

Tujuan dari analisis risiko adalah untuk memahami potensi ancaman terhadap dokumen digital Anda.

Jenis Ancaman yang Umum:

Serangan ransomware dan malware.
Kebakaran, banjir, gempa bumi.
Kegagalan server atau sistem penyimpanan.
Human error (file terhapus tidak sengaja).
Kejahatan fisik langsung pada perangkat server (misal ada admin server yang nakal)

Tindakan:

Lakukan penilaian dampak bisnis (Business Impact Analysis) untuk melihat konsekuensi jika dokumen hilang.
Prioritaskan perlindungan terhadap risiko dengan dampak tertinggi.

Langkah 3: Tentukan RTO dan RPO

Recovery Time Objective (RTO) dan Recovery Point Objective (RPO) adalah parameter penting dalam DRP.

RTO: Waktu maksimum toleransi sistem boleh down sebelum pemulihan.
RPO: Jumlah data maksimum yang bisa ditoleransi hilang (dalam satuan waktu).

Contoh:

RTO: 4 jam → Dokumen harus dapat dipulihkan dalam waktu maksimal 4 jam setelah insiden.
RPO: 1 jam → Backup harus dilakukan minimal setiap 1 jam agar data yang hilang tidak lebih dari satu jam.

Langkah 4: Buat Strategi Cadangan dan Pemulihan (Backup & Recovery)

Ini adalah inti dari DRP. Anda perlu merancang sistem backup yang andal dan aman.

Jenis Backup:

Full Backup: Menyimpan semua data, paling aman tapi memakan ruang besar.
Incremental Backup: Menyimpan perubahan sejak backup terakhir.
Differential Backup: Menyimpan perubahan sejak backup penuh terakhir.

Penerapan Backup:

Gunakan prinsip 3-2-1:
- 3 salinan data
- 2 media penyimpanan berbeda
- 1 lokasi offsite (cloud atau pusat data lain)

Tools yang bisa digunakan:

Backup sistem yang ada pada software DMS, seperti DigitalCabinet™

Langkah 5: Tentukan Lokasi dan Infrastruktur DR

Anda harus memiliki lokasi fisik atau virtual yang bisa digunakan untuk pemulihan jika pusat data utama tidak dapat diakses.

Pilihan:

On-site DR: Pemulihan dari server cadangan di lokasi yang sama.
Off-site DR: Pemulihan dari lokasi fisik lain.
Cloud-based DR: Pemulihan dari cloud (Azure Site Recovery, AWS Backup, Google Cloud Backup and DR).

Rekomendasi: Untuk perusahaan kecil-menengah, cloud-based DR adalah pilihan efisien dan fleksibel.

Langkah 6: Susun Tim Tanggap Darurat

Dalam DRP, Anda perlu membentuk tim yang bertanggung jawab saat insiden terjadi.

Peran dalam Tim DR:

DR Coordinator: Koordinator utama tanggap darurat.
IT Support Lead: Bertanggung jawab atas pemulihan teknis.
Dokumentasi Officer: Mencatat kronologi dan dokumentasi kejadian.
Compliance Officer: Menjaga agar pemulihan sesuai dengan regulasi (misal: GDPR, ISO 27001).

Langkah 7: Dokumentasikan Rencana DR

Rencana yang baik harus tertulis dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang. Isi dari dokumen DRP meliputi:

Ringkasan eksekutif.
Tujuan dan ruang lingkup DRP.
Daftar risiko dan dampaknya.
Strategi pemulihan.
Prosedur teknis pemulihan.
Kontak darurat dan struktur tim DR.
Formulir checklist pasca-disaster.

Tips: Simpan salinan DRP di lokasi berbeda, baik secara digital maupun cetak.

Langkah 8: Uji dan Simulasikan DRP

DRP yang tidak pernah diuji adalah rencana yang belum terbukti. Simulasi membantu menemukan kelemahan dan meningkatkan kesiapsiagaan.

Jenis Pengujian:

Checklist Test: Meninjau isi DRP secara teoritis.
Walkthrough Drill: Tim DR mensimulasikan skenario di atas kertas.
Simulation Test: Menjalankan simulasi pemulihan sistem secara langsung.
Full Interruption Test: Sistem utama dimatikan dan DR dijalankan—jenis ini sangat jarang dilakukan karena berisiko tinggi.

Saran: Lakukan simulasi minimal setahun sekali dan setiap kali terjadi perubahan besar di infrastruktur TI.

Langkah 9: Evaluasi dan Perbarui DRP Secara Berkala

Teknologi terus berkembang, begitu pula risiko yang dihadapi. DRP harus diperbarui secara berkala agar tetap relevan.

Waktu Pembaruan DRP:

Setelah pengujian simulasi.
Jika terjadi perubahan sistem, aplikasi, atau personel.
Setelah terjadi insiden nyata.

Kesimpulan

Disaster Recovery Plan untuk dokumen digital adalah bagian krusial dari tata kelola teknologi informasi di setiap organisasi. Tanpa rencana yang matang, hilangnya data penting bisa menjadi bencana bisnis yang serius.

Dengan mengikuti langkah-langkah sistematis—dari klasifikasi data hingga pengujian dan evaluasi berkala—organisasi dapat membangun sistem pertahanan digital yang kokoh dan siap menghadapi segala kemungkinan bencana.