DigitalCabinet Cara Klasifikasi, Retensi, & Digitalisasi Dokumen Perusahaan

Panduan Lengkap: Cara Klasifikasi Dokumen Perusahaan 10 Tahun ke Belakang, Retensi, dan Digitalisasi

By /

Mengelola arsip dokumen perusahaan yang telah berusia 10 tahun atau lebih adalah tantangan besar. Dokumen fisik yang menumpuk tidak hanya menghabiskan ruang dan biaya, tetapi juga berisiko rusak, hilang, atau bocor. Artikel ini akan membahas cara mengklasifikasikan dokumen lama, menentukan mana yang harus disimpan atau dimusnahkan, serta strategi mengonversi dokumen fisik ke format digital menggunakan mesin scanner untuk efisiensi dan keamanan.

1. Klasifikasi Dokumen Perusahaan

Langkah pertama adalah mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, kepentingan hukum, dan nilai bisnis. Berikut beberapa contoh klasifikasi jenis dokumen, ini tergantung pada karakter dokumen di suatu perusahaan.

A. Kategori Dokumen yang Umum

  1. Dokumen Keuangan, contoh:
    • Laporan keuangan tahunan
    • Faktur pajak dan bukti pembayaran
    • Catatan penggajian dan transaksi bank
  2. Dokumen Hukum, misal:
    • Kontrak dengan klien, pemasok, atau karyawan
    • Dokumen kepemilikan aset (sertifikat tanah, BPKB)
    • Lisensi bisnis dan izin operasional
  3. Dokumen Sumber Daya Manusia (SDM), seperti:
    • Kontrak kerja dan perjanjian pensiun
    • Catatan kinerja dan pelatihan karyawan
    • Dokumen medis karyawan (terbatas)
  4. Dokumen Operasional, antara lain:
    • Catatan rapat direksi
    • Laporan proyek dan riset pasar
    • Manual teknis peralatan
  5. Dokumen Pemasaran, diantaranya:
    • Hak cipta merek dan desain
    • Arsip kampanye iklan

B. Kriteria Klasifikasi

  • Nilai Hukum: Dokumen yang terkait kewajiban hukum (contoh: kontrak) harus diprioritaskan. Salah satu kunci yang biasa digunakan adalah, apakah dokumen tersebut mengandung cap dan tangan tangan basah atau meterei?, biasanya dokumen penting bernilai legal memuat hal tersebut.
  • Nilai Historis: Catatan pendirian perusahaan atau laporan tahunan pertama bisa disimpan sebagai arsip sejarah. Dalam hal ini keberadaan fisik harus diutamakan. Sejarah akan menjadi sangat bernilai manakaa orang masih bisa melihat wujudnya, sekian puluh tahun berikutnya.
  • Frekuensi Akses: Dokumen yang jarang diakses namun wajib disimpan (misal: pajak 10 tahun lalu) bisa didigitalisasi, untuk kemudian dikelola menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) seperti DigitalCabinet™

2. Dokumen yang Harus Disimpan vs. Dimusnahkan

Pertimbangkan periode retensi berdasarkan regulasi dan kebutuhan bisnis.

A. Dokumen yang Harus Disimpan

  1. Selamanya
    • Akta pendirian perusahaan dan perubahan anggaran dasar.
    • Sertifikat kepemilikan aset tetap (tanah, gedung).
    • Dokumen hak cipta dan paten.
  2. 10–30 Tahun
    • Laporan keuangan audit (sesuai UU Ketentuan Umum Perpajakan Pasal 32: 10 tahun).
    • Catatan kecelakaan kerja (tergantung regulasi negara).
  3. 5–7 Tahun
    • Faktur pajak dan bukti transaksi keuangan.
    • Kontrak kerja yang telah berakhir (simpan 2 tahun setelah berakhir).

Referensi Regulasi:

B. Dokumen yang Bisa Dimusnahkan

  1. Dokumen Redundant
    • Duplikat laporan keuangan yang sudah diarsipkan digital.
    • Draft dokumen yang telah direvisi final.
  2. Dokumen Kadaluarsa
    • Proposal proyek yang tidak digunakan setelah 5 tahun.
    • Surat penawaran dari vendor yang sudah tidak relevan.
  3. Catatan Non-Esensial
    • Email internal non-hukum yang berusia >3 tahun.
    • Notulen rapat rutin yang telah didigitalisasi.

Catatan:

  • Proses pemusnahan harus dilakukan dengan metode aman, seperti:
    • Shredding untuk dokumen fisik.
    • Penghapusan digital permanen (tools seperti Blancco) untuk file elektronik.

3. Langkah Digitalisasi Dokumen Fisik dengan Scanner

Mengonversi dokumen fisik ke format digital memudahkan penyimpanan, pencarian, dan perlindungan data.

A. Pemilihan Mesin Scanner

  1. Automatic Document Feeder (ADF) Scanner
    • Contoh: Fujitsu ScanSnap iX1500 (kapasitas 50 lembar).
    • Cocok untuk dokumen multi-halaman seperti laporan keuangan.
    • Fitur duplex scanning untuk dokumen dua sisi.
  2. Flatbed Scanner
    • Contoh: Epson Perfection V850 (resolusi 6400 dpi).
    • Ideal untuk dokumen tebal (buku) atau fragile (foto lama).
  3. High-Speed Production Scanner
    • Contoh: Kodak S3100 Series (120 halaman/menit).
    • Untuk perusahaan dengan volume dokumen besar.

B. Proses Scanning Efisien

  1. Persiapan
    • Bersihkan dokumen dari stapler, debu, atau lipatan.
    • Kelompokkan dokumen berdasarkan kategori (keuangan, HR, dll).
  2. Pengaturan Scanner
    • Resolusi: 300 dpi untuk teks, 600 dpi untuk gambar.
    • Format file: PDF/A untuk arsip jangka panjang.
    • OCR (Optical Character Recognition): Aktifkan untuk dokumen teks.
  3. Manajemen File Digital
    • Beri nama file sistematis (Contoh: “Laporan_Keuangan_2015_PTXYZ.pdf”).
    • Simpan di folder terenkripsi dengan struktur hierarki:CopyDownload/Arsip/Keuangan/Tahun 2010-2015/
    • Gunakan software manajemen dokumen seperti Microsoft SharePoint atau DocuWare.

C. Keamanan Dokumen Digital

  • Enkripsi: Gunakan AES-256 untuk file sensitif (tools: VeraCrypt).
  • Backup: Simpan salinan di cloud (Google Workspace) dan hard drive eksternal.
  • Access Control: Batasi akses berdasarkan role karyawan.

4. Manfaat Digitalisasi Dokumen dengan Aplikasi DigitalCabinet™

  1. Efisiensi Ruang
    • Mengurangi biaya penyimpanan fisik hingga 70%.
  2. Pencarian Cepat
    • Temukan dokumen dalam hitungan detik dengan kata kunci.
  3. Pencegahan Kehilangan Data
    • Fitur dan Backup dalam file dokumen DigitalCabinet™ melindungi dari bencana seperti kebakaran atau banjir, juga akses ilegal dan hacker.
  4. Kepatuhan Hukum
    • Memudahkan audit dengan arsip terorganisir.

5. Contoh Kasus:

Salah satu perusahaan pembiayaan Indonesia bekerjasama dengan DigitalCabinet™ melakukan proyek digitalisasi dokumen nasabah sejak 2013 menggunakan scanner Fujitsu dan sistem DMS (Document Management System) DigitalCabinet™. Hasilnya:

  • Pengurangan jam kerja untuk mengakses dokumen per tahun, dari 13 ribu jam kerja menjadi hanya 700 jam kerja. Efisiensi waktu kerja ini dikonversi dalam bentuk biaya kerja.
  • Pengurangan jumlah SDM pengelola dokumen perusahaan, dari yang tadinya 10 hanya menjadi 2 orang saja.
  • Pengurangan area penyimpanan dokumen yang pada akhirnya mengurangi biaya penyimpanan dokumen sampai dengan 70% lebih hemat
  • Untuk informasi detail studi kasus, silakan hubungi kami.

6. Checklist Implementasi

  1. Klasifikasi Dokumen
    • Pisahkan dokumen berdasarkan kategori dan periode retensi.
  2. Penjadwalan Pemusnahan
    • Buat kalender penghancuran dokumen setiap 6 bulan. Ikuti panduan dari dokumen JRA (jadwal retensi arsip) dari lembaga ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
  3. Digitalisasi
    • Scan dokumen dengan ADF scanner dan simpan di aplikasi DMS terenkripsi, misal DigitalCabinet™
  4. Pelatihan Karyawan
    • Ajarkan prosedur penyimpanan dan enkripsi dokumen.
  5. Evaluasi dan Update Sistem
    • Secara berkala (misal 5 tahun) lakukan evaluasi sistem, prosedur dan update teknologi.

Kesimpulan

Mengelola dokumen perusahaan dari 10 tahun ke belakang memerlukan strategi klasifikasi, retensi, dan digitalisasi yang terencana. Dengan memanfaatkan mesin scanner dan aplikasi DMS, perusahaan tidak hanya menghemat ruang, tetapi juga meningkatkan keamanan dan aksesibilitas data. Mulailah dengan memilah dokumen berdasarkan regulasi, musnahkan yang tidak perlu, dan konversi arsip fisik ke format digital—langkah ini akan menjadi investasi jangka panjang untuk efisiensi bisnis Anda.

Referensi Tambahan:

Jika membutuhkan rekomendasi alat scanner, template SOP tata cara scanning atau konsultasi implementasi sistem arsip digital, silakan bertanya di form berikut. Terima kasih

* sumber gambar: Image by Angelo Giordano from Pixabay

Scroll to Top