Berapa Kapasitas HDD untuk Menyimpan File Dokumen Digital?

Penyimpanan dokumen dalam bentuk file PDF menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan, institusi, maupun individu. Format PDF menawarkan keunggulan dalam hal keamanan, portabilitas, dan kompatibilitas lintas perangkat. Seiring dengan meningkatnya digitalisasi dokumen, penting untuk memahami bagaimana kapasitas hard disk drive (HDD) berperan dalam menyimpan file PDF dalam jumlah besar.

Dalam konteks ini, kami di DigitalCabinet™, juga sering mendapat pertanyaan dari perusahaan yang menggunakan DigitalCabinet™, berapa ukuran kapasitas HDD (atau sekarang Solid-state Drive/SSD) yang harus mereka siapkan di server Dokumen atau Arsip Digital perusahaan.

Dalam artikel ini khusus kita akan bahas secara praktis berapa banyak file PDF yang dapat disimpan dalam HDD, berapa kapasitas yang dibutuhkan untuk digitalisasi skala besar, dan strategi pengelolaan penyimpanan agar efisien dan aman.

Ukuran Rata-Rata File PDF

Ukuran file PDF sangat bervariasi tergantung pada isi dokumen. Berikut ini adalah kisaran ukuran umum, sekali lagi ukuran secara umum. Hal ini bisa jadi berbeda antara satu scanner dengan scanner lain.

PDF teks biasa (tanpa gambar): 50 KB – 500 KB per halaman (tergantung setting resolusi scanning)
PDF dengan gambar atau scan hasil scanner: 300 KB – 3 MB per halaman
PDF presentasi atau eBook dengan grafis: 1 MB – 10 MB per file

Sebagai contoh:

Sebuah dokumen PDF 10 halaman hasil scan berwarna dengan resolusi sedang bisa berukuran ±10 MB.
Sebuah laporan tahunan lengkap dengan grafik dan foto bisa mencapai 50 MB – 100 MB.

Kapasitas HDD: Apa Artinya dalam Jumlah File PDF?

Umumnya, HDD modern tersedia dalam kapasitas mulai dari 500 GB hingga 10 TB (terabyte). Berikut simulasi sederhana perhitungan:

Kapasitas HDD	Ukuran Rata-Rata File PDF	Jumlah File yang Bisa Disimpan
500 GB	1 MB	±500.000 file PDF
1 TB (1000 GB)	2 MB	±500.000 file PDF
2 TB	5 MB	±400.000 file PDF
4 TB	10 MB	±400.000 file PDF
10 TB	5 MB	±2 juta file PDF

Catatan: Estimasi ini tidak memperhitungkan ruang untuk sistem file, cache, atau duplikasi.

Kapan Harus Menggunakan HDD Berkapasitas Besar?

Menggunakan HDD berkapasitas besar sangat direkomendasikan ketika Anda:

Menyimpan arsip digital jangka panjang dalam jumlah besar (misalnya dari pemindaian dokumen bertahun-tahun)
Menyimpan file PDF hasil scanner dengan resolusi tinggi
Bekerja di lingkungan seperti notaris, arsiparis, perpustakaan digital, atau lembaga pemerintah
Membutuhkan backup reguler dari dokumen penting

Manfaat Penyimpanan PDF dalam HDD

1. Ekonomis

HDD semakin murah harganya dari waktu ke waktu. Tentu sangat ideal untuk penyimpanan besar dengan anggaran terbatas. Memang media penyimpanan baru seperti SSD, harganya masih cukup mahal, tetapi seiring waktu akan terus turun.

2. Akses Mudah dan Offline

Berbeda dengan cloud storage, file dalam HDD dapat diakses kapan saja tanpa koneksi internet. Memang secara sekilah, cloud storage membutuhkan biaya yang murah, sewa per bulan. Tetapi bila dihitung dalam jangka panjang, pasti nilainya jauh lebih besar dibanding HDD atau SSD. Selain itu, perusahaan harus terus membayar sewa cloud sampai seterusnya, tanpa batas.

3. Skalabilitas

Anda bisa menambah HDD eksternal atau internal dengan mudah sesuai kebutuhan kapasitas yang bertambah.

Tips Mengelola File PDF di HDD

1. Gunakan Struktur Folder yang Jelas

Kelompokkan file berdasarkan tahun, jenis dokumen, atau departemen. Dalam DMS DigitalCabinet™ ini sudah menjadi standar, tidak perlu dibahas lebih lanjut. Pun juga dikarenakan proses searching berdasarkan isi konten, dimanapun lokasi file dokumen/arsip digital dalam format PDF akan bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.

2. Gunakan Nama File yang Informatif

Hindari nama seperti scan001.pdf, dan gunakan yang lebih deskriptif seperti Surat_Keputusan_No23_2023.pdf.

Serupa dengan poin 1 diatas, dikarenakan proses searching berdasarkan isi konten, apapun nama file dokumen/arsip digital dalam format PDF akan bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.

3. Backup Secara Berkala

Meski HDD handal, risiko kerusakan fisik atau virus tetap ada. Gunakan backup ke cloud, HDD kedua, atau sistem DRC (Disastor Recovery Center ). Fitur ini telah ada di DMS DigitalCabinet™

4. Enkripsi File Sensitif

Gunakan enkripsi PDF atau folder agar file tidak mudah diakses oleh pihak tidak berwenang, terutama untuk data pribadi dan legal, misal di perusahaan perbankan. Sebagai informasi fitur ini telah diadopsi dalam versi terbaru DMS DigitalCabinet™

Alternatif: Kombinasi HDD dan Cloud Storage

Untuk manajemen file PDF modern, banyak perusahaan menggunakan kombinasi HDD dan cloud. File aktif bisa disimpan di cloud untuk kolaborasi, sementara arsip jangka panjang disimpan di HDD untuk keamanan dan efisiensi biaya. Ingat, ini adalah solusi kombinasi, antara HDD (on premise) dan cloud storage, bukan penyimpanan cloud storage semata.

Kesimpulan

HDD atau sekarang banyak dikenal berganti teknologi baru SSD, masih menjadi solusi penyimpanan yang andal, murah, dan luas untuk menyimpan file PDF dalam jumlah besar. Dengan kapasitas 1 TB saja, Anda bisa menyimpan ratusan ribu file PDF, menjadikannya pilihan ideal untuk kantor digital, sistem arsip, atau keperluan backup.