Cara Scanning Dokumen Keuangan Perusahaan

Saat ini mayoritas perusahaan mulai beralih dari sistem penyimpanan fisik ke sistem digital, termasuk dalam hal pencatatan dokumen keuangan. Bukti transfer, kwitansi, voucher pembayaran, dan berbagai jenis dokumen lainnya kini sering dipindai dan disimpan dalam format digital. Proses scanning ini bukan hanya soal memindahkan informasi ke komputer, tetapi juga menyangkut ketepatan data, legalitas, dan keamanan informasi. Oleh karena itu, diperlukan prosedur yang cermat agar proses digitalisasi dokumen keuangan berjalan efektif.

1. Persiapan Dokumen

Sebelum proses scanning dilakukan, langkah pertama yang krusial adalah memastikan bahwa dokumen dalam kondisi baik dan siap untuk dipindai. Dokumen tidak boleh terlipat, robek, atau kotor. Staples, penjepit kertas, dan perekat lainnya harus dilepas terlebih dahulu agar tidak merusak scanner atau mengganggu hasil pindai.

Dokumen juga perlu diurutkan sesuai kategori, misalnya berdasarkan tanggal, jenis transaksi, atau nama proyek. Ini akan memudahkan proses penamaan file dan pengarsipan digital nantinya.

2. Penggunaan Scanner Berkualitas

Untuk dokumen keuangan, disarankan menggunakan scanner flatbed atau scanner dokumen otomatis (ADF – Automatic Document Feeder) yang memiliki resolusi minimal 300 dpi. Ini penting agar setiap detail tulisan, cap, atau tanda tangan pada dokumen dapat terbaca jelas.

Scanner dengan fitur OCR (Optical Character Recognition) juga sangat membantu dalam proses pencarian dokumen berdasarkan kata kunci di kemudian hari, karena teks dalam dokumen dapat dikenali dan dibaca oleh sistem.

3. Setting Resolusi dan Format File

Resolusi scanning ideal untuk dokumen keuangan adalah 300 dpi dalam format warna grayscale atau full color, tergantung jenis dokumennya. Misalnya, kwitansi sering kali memiliki cap warna atau tanda tangan tinta biru yang perlu terlihat dalam file digital.

Format file yang disarankan adalah PDF. Format ini tidak hanya menjaga tata letak dokumen tetap utuh, tapi juga memungkinkan penyisipan enkripsi dan tanda tangan digital untuk keamanan tambahan.

4. Penamaan File yang Sistematis

Setelah proses scanning, file harus dinamai dengan sistem penamaan yang konsisten dan mudah dicari. Contohnya: Kwitansi_ProyekA_2025-06-10.pdf atau Voucher_BankXYZ_Transfer01_2025-06.pdf.

Penamaan file yang baik memudahkan pelacakan dan pencarian dokumen, khususnya saat jumlah dokumen yang disimpan sudah sangat banyak. Tetapi bila perusahaan sudah menggunakan software DMS DigitalCabinet™, ridak perlu repot-repot dalam penamaan file. Apapun nama filenya akan bisa di-searching sesuai konten isinya, misal nilai kontrak, nama orang yang tanda tangan, lawan transaksi dll.

5. Pengamanan dan Akses Terbatas

Karena dokumen keuangan bersifat sensitif, file hasil scan harus disimpan di lokasi yang aman, seperti server lokal terenkripsi atau cloud storage dengan akses terbatas. Disarankan menggunakan enkripsi PDF AES-128 atau AES-256 untuk menghindari risiko pencurian data.

Hak akses juga perlu dibatasi hanya kepada staf keuangan, auditor, atau pihak berwenang lainnya. Penggunaan sistem manajemen dokumen digital (DMS) yang mendukung log aktivitas juga sangat membantu dalam pelacakan siapa yang mengakses atau mengubah file. Salah satu software unggulan adalah DigitalCabinet™

6. Backup Berkala

Dokumen digital yang tersimpan harus secara rutin di-backup ke media cadangan, baik di lokasi berbeda (off-site backup) maupun cloud. Hal ini penting untuk mencegah kehilangan data akibat kerusakan perangkat atau serangan siber.

Idealnya, backup dilakukan secara otomatis setiap hari atau mingguan tergantung volume dokumen dan kebijakan perusahaan.

7. Validasi dan Pencatatan

Setelah proses scanning selesai, penting untuk melakukan validasi bahwa setiap dokumen sudah ter-scan dengan benar, lengkap, dan terbaca jelas. Dokumen asli biasanya tetap disimpan minimal selama periode audit yang ditentukan (misalnya 5 tahun), sementara file digital digunakan untuk akses harian atau pelaporan.

Dokumen digital tersebut juga harus dicatat dalam daftar inventaris digital, yang mencatat nama file, kategori, tanggal, dan lokasi penyimpanan.

Penutup

Scanning dokumen keuangan bukan sekadar tugas teknis, tapi bagian penting dari tata kelola keuangan perusahaan. Dengan mengikuti prosedur yang rapi dan aman, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tapi juga memperkuat akuntabilitas dan keamanannya.

Implementasi scanning dokumen yang tepat akan sangat bermanfaat dalam proses audit, pelaporan, dan pemantauan keuangan secara real-time. Dalam jangka panjang, investasi dalam sistem digital ini juga akan menghemat ruang penyimpanan, waktu pencarian, serta memperkuat ketahanan data perusahaan di masa depan.