Tata Cara Implementasi Sistem Arsip Digital di Perusahaan

Digitalisasi dokumen merupakan salah satu langkah penting dalam modernisasi proses bisnis di era transformasi digital. Sistem arsip digital membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mengurangi ketergantungan pada kertas, serta menjaga keamanan dan keteraturan dokumen. Namun, transisi dari sistem konvensional ke arsip digital memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang sistematis melalui Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tepat.

Artikel ini menguraikan langkah-langkah utama dalam menyusun dan menerapkan SOP sistem arsip digital di lingkungan perusahaan.

1. Tujuan dan Ruang Lingkup SOP

SOP implementasi sistem arsip digital bertujuan untuk:

Menstandarkan proses digitalisasi dokumen fisik.
Menjamin keteraturan, keamanan, dan keterlacakan dokumen digital.
Meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen antar divisi.
Mengurangi risiko kehilangan dokumen penting.

Ruang lingkup mencakup seluruh aktivitas yang terkait dengan pembuatan, scanning (alih media), upload file dokumen digital, penyimpanan, akses, dan penghapusan dokumen digital dalam sistem arsip digital perusahaan.

2. Persiapan Awal dan Audit Dokumen

Sebelum memulai digitalisasi dokumen, perusahaan perlu melakukan langkah-langkah persiapan sebagai berikut:

a. Pembentukan Tim Proyek

Bentuk tim yang terdiri dari perwakilan divisi IT, administrasi, hukum, dan operasional. Tugas mereka antara lain:

Menentukan kebutuhan sistem arsip digital.
Menyusun timeline implementasi.
Melakukan supervisi selama masa transisi.

b. Audit dan Klasifikasi Arsip Fisik

Lakukan audit menyeluruh terhadap dokumen yang ada:

Identifikasi dokumen yang masih aktif, arsip tetap, dan yang bisa dimusnahkan.
Kategorikan dokumen berdasarkan jenis (legal, keuangan, SDM, dll).
Tentukan prioritas dokumen untuk didigitalisasi.

3. Pemilihan Sistem Arsip Digital

Sistem arsip digital bisa berupa perangkat lunak khusus (misalnya DigitalCabinet™), atau menggunakan cloud storage seperti Google Drive dan SharePoint dengan sistem pengelolaan file terstruktur.

Kriteria sistem yang baik:

Mendukung pencarian cepat (searchable).
Memiliki sistem backup otomatis.
Memiliki log aktivitas (audit trail).
Mampu mengatur hak akses pengguna.
Kompatibel dengan format dokumen umum (PDF, DOCX, JPEG, dll).
Mendukung integrasi dengan aplikasi perusahaan lainnya.

4. Proses Digitalisasi Dokumen (Scanning)

Langkah ini melibatkan transformasi arsip fisik menjadi dokumen digital. Prosedurnya meliputi:

a. Persiapan Dokumen

Bersihkan dokumen dari staples, klip, atau perekat.
Susun berdasarkan urutan pengarsipan.

b. Pemindaian

Gunakan scanner dengan resolusi minimal 300 dpi.
Untuk dokumen dengan teks, aktifkan fitur OCR (Optical Character Recognition). (Catatan: Untuk DMS DigitalCabinet™ secara otomatis semua file akan di OCR oleh sistem, maka tidak perlu lagi user mengaktifkan fitur OCR saat melakukan scanning).
Simpan file dalam format PDF/A untuk arsip jangka panjang.

c. Penamaan File

Buat standar penamaan file (naming convention) yang konsisten. Contoh: TipeDokumen_Nomor_Tanggal_PihakTerkait.pdf Contoh file: Kontrak_001_2024-05-15_PTABC.pdf

* Untuk software Document Management System yang mendukung full text searching, dimana sistem akan secara otomatis melakukan indexing seluruh konten dokumen, penamaan file menjadi relevan lagi, karena proses pencarian (searching) dokumen langsung ke kontennya, tidak lagi berdasarkan nama file. Contoh DMS yang mendukung full text searching adalah DigitalCabinet™

d. Upload File Dokumen Digital

Upload file dokumen ke aplikasi DMS, sesuai dengan lokasi folder yang dituju atau berdasarkan nama pemilik file dokumen.
Lokasi file dokumen tidak relevan dalam konteks pencarian, karena DMS jaman sekarang, seperti DigitalCabinet™, pada saat melakukan pencarian langsung berdasarkan kontenya, tidak lagi searching dari lokasi file, seperti jaman dahulu

5. Pengaturan Akses dan Keamanan

Keamanan dokumen digital adalah prioritas. SOP harus mencakup hal-hal berikut:

a. Hak Akses

Tetapkan hak akses berdasarkan jabatan dan kebutuhan kerja.
Implementasikan kontrol berbasis peran (Role-Based Access Control).

b. Backup dan Disaster Recovery

Aktifkan backup otomatis harian atau mingguan.
Simpan backup di lokasi yang berbeda (on-premise dan cloud).
Uji prosedur pemulihan data secara berkala.

c. Enkripsi dan Audit Trail

Gunakan enkripsi saat penyimpanan dan transmisi data.
Log semua aktivitas pengguna (upload, download, edit, delete).

6. Pelatihan Pengguna

Pelatihan merupakan tahap penting agar sistem digunakan dengan benar. Materi pelatihan meliputi:

Cara scanning dan upload dokumen.
Navigasi sistem arsip.
Prosedur pencarian dokumen.
Kebijakan keamanan data.

Sediakan juga dokumentasi digital atau video tutorial untuk referensi cepat.

7. Pemeliharaan dan Evaluasi Sistem

Setelah implementasi, lakukan evaluasi berkala:

a. Audit Internal

Lakukan audit internal minimal 6 bulan sekali.
Tinjau struktur folder, kualitas file, dan keteraturan metadata.

b. Perbaikan dan Pemutakhiran

Tambahkan fitur baru bila diperlukan (misalnya e-signature).
Lakukan pembaruan sistem dan patch keamanan secara berkala.

8. Penghapusan Dokumen Digital

Dokumen digital yang sudah tidak diperlukan harus dihapus sesuai kebijakan retention. Tata caranya meliputi:

Tinjau jadwal retensi dokumen.
Minta persetujuan manajemen atau divisi hukum sebelum penghapusan.
Hapus file secara permanen dari sistem dan backup.
Catat penghapusan dalam log audit.

9. Templat dan Formulir Pendukung

Untuk memperlancar pelaksanaan SOP, sediakan templat dan formulir seperti:

Formulir pengunggahan dokumen baru.
Checklist pemindaian dokumen.
Form persetujuan penghapusan arsip.
Daftar kategori dan kode klasifikasi.

10. Contoh Kasus Implementasi Sukses

Salah satu klien DigitalCabinet™, sebuah perusahaan multifinance, berhasil menerapkan sistem arsip digital dengan langkah berikut:

Menggunakan software DMS DigitalCabinet™
Mendigitalisasi lebih dari 500.000 dokumen dalam 3 bulan.
Menghemat 95% waktu pencarian dokumen.
Mengurangi penggunaan kertas hingga 70%.

Kunci kesuksesan mereka:

Pelibatan manajemen, tim inti proses digitalisasi dokumen dan seluruh karyawan divisi yang bersangkutan, sejak awal project (dengan koordinasi dalam satu group diskusi online)
SOP yang jelas dan mudah diikuti.
Pelatihan, disertai dengan dokumen manual dan tutorial, plus pendampingan dari tim DigitalCabinet™ baik saat implementasi dan pasca implementasi
Dukungan support teknis baik dari tim IT internal perusahaan maupun tim DigitalCabinet™

Kesimpulan

Implementasi sistem arsip digital bukan sekadar mengunggah dokumen ke komputer. Dibutuhkan SOP yang matang agar proses ini efisien, aman, dan sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan SOP yang tepat, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan daya saing di era digital yang serba cepat.

Langkah yang sistematis — mulai dari audit dokumen, pemilihan sistem, pemindaian, hingga manajemen akses dan penghapusan — menjadi fondasi penting dalam membangun budaya kerja yang paperless dan produktif.