Solusi 7 Kesalahan Fatal Ketika Digitalisasi Dokumen.

Digitalisasi dokumen atau sering disebut sebagai alih media atau scanning dokumen, telah menjadi langkah penting bagi bisnis dan organisasi untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya penyimpanan fisik, dan mempermudah akses informasi. Namun, proses ini tidak selalu berjalan mulus. Kesalahan dalam perencanaan atau eksekusi dapat mengakibatkan kerugian waktu, biaya, hingga risiko keamanan data. Artikel ini mengungkap tujuh kesalahan fatal yang sering terjadi dalam digitalisasi dokumen dan memberikan strategi untuk menghindarinya, sehingga transformasi digital Anda berjalan optimal.

1. Tidak Memiliki Rencana yang Jelas

Kesalahan: Banyak organisasi langsung memindai dokumen tanpa rencana matang, seperti menentukan prioritas dokumen, memilih format file, atau menyiapkan struktur penyimpanan. Akibatnya, dokumen digital menumpuk secara acak, sulit dilacak, atau bahkan rusak.

Solusi:

Buat roadmap digitalisasi yang mencakup tujuan (misalnya: kepatuhan regulasi atau efisiensi pencarian).
Lakukan inventarisasi dokumen: pilah antara arsip vital, sering diakses, atau usang.
Tentukan format file yang sesuai (pilih format PDF/A untuk arsip jangka panjang, OCR-able PDF untuk dokumen teks). Bila sudah terlanjur melakukan digitalisasi dokumen, dan tidak memilih format diatas, jangan khawatir, bila perusahaan Anda menggunakan DMS (Document Management System) DigitalCabinet™, semua itu bisa diatasi.
Gunakan tools manajemen dokumen seperti DigitalCabinet™ untuk memudahkan penyusunan struktur folder yang terorganisir.

2. Mengabaikan Kontrol Kualitas

Kesalahan: Memindai dokumen asal-asalan tanpa memeriksa hasilnya. Contoh: gambar buram, teks terpotong, atau file hasil OCR penuh kesalahan. Dokumen seperti ini tidak bisa diandalkan untuk keputusan bisnis.

Solusi:

Terapkan validasi tiga tahap:
1. Pra-pemindaian: Pastikan dokumen fisik rapi, tidak rusak, dan resolusi scanner minimal 300 dpi.
2. Pasca-pemindaian: Gunakan software seperti Adobe Acrobat untuk memeriksa kualitas gambar dan akurasi teks.
3. Audit berkala: Ambil sampel acak untuk dipastikan konsistensi kualitas.
Susun dengan detail tata cara (SOP-standard operating procedure) digitalisasi (alih media) dokumen khusus untuk perusahaan Anda, sesuaikan dengan faktor-faktor, seperti karakter dokumen diperusahaan Anda, scanner yang digunakan, spesifikasi hasil scanning dsb. DigitalCabinet™ menyediakan template dokumen SOP yang bisa dikustomisasi khusus untuk perusahaan Anda.

3. Tidak Mempertimbangkan Keamanan Data

Kesalahan: Menyimpan dokumen digital di lokasi tidak aman, seperti hard drive lokal atau disimpan di komputer/laptop kerja, atau HDD external, atau mungkin juga diupload ke cloud publik seperti Google Drive dll. Data sensitif seperti kontrak, rekam medis, atau laporan keuangan rentan diretas atau bocor.

Solusi:

Gunakan enkripsi end-to-end untuk dokumen selama transfer dan penyimpanan.
Terapkan sistem akses berbasis peran (RBAC) agar hanya pihak berwenang yang bisa membuka file tertentu.
Pilih penyedia cloud yang mematuhi standar keamanan seperti ISO 27001 atau GDPR.
Backup data secara terpisah (misalnya: kombinasi cloud dan server lokal).
Untuk memudahkan, semua item solusi diatas sudah ada pada fitur dan fasilitas software DMS DigitalCabinet™

4. Tidak Menggunakan Metadata dan Klasifikasi

Kesalahan: Hanya mengandalkan nama file untuk mencari dokumen. Misalnya, menyimpan file sebagai “Laporan_2023.pdf” tanpa informasi tambahan. Ini memperlambat pencarian, terutama jika dokumen mencapai ribuan.
Solusi:

Tambahkan metadata seperti tanggal pembuatan, penulis, kategori, atau kata kunci.
Manfaatkan OCR untuk mengekstrak teks dan membuat indeks pencarian full-text.
Gunakan software manajemen dokumen yang mendukung dua solusi diatas, contohnya DigitalCabinet™

5. Mengkonversi Semua Dokumen Sekaligus

Kesalahan: Berusaha mendigitalisasi seluruh arsip fisik dalam waktu singkat. Proses ini seringkali tidak realistis, membebani sumber daya, dan berisiko menghasilkan output rendah kualitas.

Solusi:

Prioritaskan dokumen berdasarkan urgensi dan nilai bisnis. Mulailah dari dokumen yang sering diakses atau rentan rusak (misalnya: arsip keuangan tahunan).
Gunakan pendekatan bertahap:
- Fase 1: Dokumen aktif (digunakan sehari-hari).
- Fase 2: Arsip penting (kontrak, sertifikat).
- Fase 3: Dokumen historis (arsip lama).
Alokasikan tim khusus atau outsourcing ke penyedia jasa digitalisasi profesional jika diperlukan.

6. Mengabaikan Pemeliharaan Sistem

Kesalahan: Menganggap proses selesai setelah dokumen terdigitalisasi. Padahal, sistem penyimpanan digital perlu pembaruan reguler, migrasi format, dan penyesuaian dengan teknologi baru.

Solusi:

Lakukan audit sistem tahunan untuk memastikan dokumen masih terbaca dan format file tidak usang (misalnya: migrasi dari TIFF ke PDF/A).
Pantau kapasitas penyimpanan dan kinerja software.
Selalu update software manajemen dokumen dan tools keamanan.
Latih karyawan secara berkala tentang prosedur terbaru.

7. Tidak Memahami Kebutuhan Hukum dan Regulasi

Kesalahan: Menghancurkan dokumen fisik setelah digitalisasi tanpa memeriksa ketentuan hukum. Beberapa dokumen wajib disimpan dalam bentuk fisik atau digital dengan syarat tertentu (contoh: dokumen notaris atau rekam medis).

Solusi:

Konsultasi dengan tim legal untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi sektor Anda (contoh: UU Keterbukaan Informasi atau POJK untuk sektor keuangan).
Simpan salinan fisik untuk dokumen yang diwajibkan hukum.
Pastikan dokumen digital memenuhi syarat autentikasi, seperti tanda tangan elektronik bersertifikat.
Buat kebijakan retensi dokumen yang jelas: kapan harus diarsip, dihapus, atau dimusnahkan.

Kesimpulan
Digitalisasi dokumen adalah investasi jangka panjang yang memerlukan perencanaan matang, eksekusi aktivitas scanning yang teliti, dan pemeliharaan berkelanjutan. Dengan menghindari tujuh kesalahan di atas, organisasi dapat memastikan bahwa proses ini tidak hanya menghemat ruang dan waktu, tetapi juga meningkatkan keamanan, akurasi, dan aksesibilitas informasi. Teknologi seperti AI, enkripsi, dan manajemen metadata adalah kunci untuk meminimalkan risiko. Mulailah dengan langkah kecil, evaluasi secara berkala, dan adaptasi dengan perkembangan teknologi—transformasi digital yang sukses selalu dimulai dari fondasi yang kokoh.